Oversikt Dokumentsenteret 2016                                  

Status i våre kommuner ved arkivleder Eva Kristin Lian

1. Våre kommuner er tilknyttet en kommunal arkivinstitusjon – IKA Trøndelag IKS.

2. Kommunene har arkivdepot hos IKA med ordning for langtidsbevaring av papirarkiv og digitale arkiv, samt bortsettingsarkiv i begge Rådhusene.  Det er kun personalarkiv VK som er overført til LK ved opprettelse av Innherred samkommune.  Personalarkivet for LK/VK er skannet, med unntak av de som sluttet ISK ble etablert. Ellers er arkivene beholdt i Bortsettingsarkivene i «medlemskommunene».

3. Arkivplan.

Dokumentsenteret har oppdatert arkivplan i 2016.  Vi har sjekket om vi har med alle typer arkiv, fra tradisjonelle papirarkiver til innholdet i databaser (fagsystemer), nettsider, sosiale medier, filområder, e-postregistre, SMS og nettskye. Arbeidet har skjedd parallelt med at en har hatt fokus på behandling av personopplysninger (etter kontroll fra Datatilsynet).

I arbeidet har det kommet fram at en bør få inn avtaler om arkiv i alle samarbeidsordninger som IKS, AS mfl. En arkivplan blir aldri ferdig, og arbeidet som omfatter all dokumentasjon som kommunen skaper som ledd i sin virksomhet, uavhengig av medium må til enhver tid pågå.  Det er et lovkrav om å ha en bevarings- og kassasjonsplan i tillegg til arkivplan. Arkivleder har gått inn for at det utarbeides en felles plan, dvs at bevaring og kassasjon inngår i arkivplanen. Dette medfører mye arbeid, og vil pågå over flere år.  I samarbeid med IKA Trøndelag IKS, ble det besluttet og gå grundig inn på fagområdet landbruk, og at en åpner for å dele denne planen med øvrige eiere + Trondheim kommune.  Til gjengjeld vil en få arkiv, bevaring/kassasjonsplaner for andre fagområder.

Planen er utarbeidet med de tilgjengelige ressurser. Å utarbeide en arkivplan er ressurskrevende. Det er i 2016 brukt ressurser på dette, men det vil alltid være en prioritering mellom daglig drift og arbeid med planarbeidet. Arkivleder mener å ha utarbeidet en «god nok» plan, men som vil være moden for rullering i det øyeblikket den blir godkjent, med de endringer som stadig skjer i kommunens organisasjon.

4. Arkivplanen omfatter alle typer arkiv inkl. fagsystemer og arkiv på alle tjenestesteder.

5. Arkivleder har etterspurt eierskapsmelding for å få oversikt over hvilke interkommunale samarbeid kommunen har inngått.

Rådmennene har begge uttalt at det vil bli utarbeidet i løpet av 2016.  I planen er de siste oppdaterte eierskapene tatt inn.

6. Oppgaver og tjenester som er satt ut til private og hva avtalene sier om arkiv?
Finnes det avtaler med private og har de avtale om arkiv?

7. I forbindelse med kommunereformen har vi startet arbeidet med å få en god oversikt over arkiv og aller helst burde vi hatt en bevarings- og kassasjonsplan ferdig utarbeidet. 

Som beskrevet ovenfor er dette et stort stykke arbeid, som vil ta år. Vi har bruk IKA Trøndelag IKS og rådspurt oss om hvor lenge kommunens dokumentasjon skal bevare, og foretatt en rydding i bortsettingsarkivet Levanger.  Verdal kommunes bortsettingsarkiv var ryddet når vi inngikk samarbeidet i 2005, men vi har oppdaget at det er et stort behov for kassasjon. Arkivleder foreslår at det startes et arbeid med arkivbegrensing og avlevering til IKA Trøndelag, så snart en har utarbeidet en bevarings/kassasjonsplan.  Dette for å være forberedt til framtidige kommunesammenslåinger. Husk - når fagsystemer fases ut må kommunen også identifisere informasjonen som skal langtidsbevares av rettighets- eller forskningshensyn.

8. Overføring av eldre og avsluttede bevaringsverdige papirarkiver til depot er foretatt i 2015/2016 for begge kommuner.  Det er utarbeidet en oversikt over dette.  Men mye gjenstår.  Det er et stort etterslep spesielt ute på institusjoner.  I VK har ikke alle skoler avlevert elevarkiv til bortsettingsarkivering.  Dette er kun gjort ved overføring til nye uskole, samt fra noen barneskoler.  Men alle elevarkiv for avsluttede elever er overført til bortsettingsarkiv rådhuset LK. (Det er utarbeidet egen oversikt).

I Lk’s bortsettingsarkiv står også oppbevar en del privatarkiv, og legearkiv.

9. Etterslep - det er en stor ordningsjobb før alle papirarkiver er klarert for avlevering til depot hos IKA. Samt en stor jobb for å klargjøre det digitale arkivet (ePhorte) før uttrekk kan foretas. 

10. Uttrekk av avsluttede fagsystemer er overført IKA etter hvert som de har vært klart for mottak av disse. Det er ikke foretatt uttrekk av de historiske sakarkivbasene.  Dette skyldes utfordringer med uttrekkesmodulen hos leverandøren.  Arkivleder har besluttet å foreta uttrekk i 2016, men pga av kommunereformen som indikerer er mulig oppløsning av samkommunen 1.7.17 er dette satt på vent pga kostnader ved et slikt uttrekk, og ikke minst logistikk på å ikke oppdele av basen. Det vil være mer fornuftig å foreta ett uttrekk av hele ISK samarbeidet enn å foreta ett uttrekk i 2016 og så muligens et nytt i 2017. Dette medtanke på langtidsbevaring fra systemer med bevaringsverdig innhold.

Merknad fra arkivleder:

Det ble ved opprettelse av samkommunen besluttet å ha et felles arkiv og en felles journalenhet. Det ble presisert fra arkivleder at dette vil kunne medføre utfordringer ved en eventuell «skilsmisse» mellom kommunene med tanke på hvordan en skal dele databasen opp, slik at kun dokumentasjon i LK og VK vil kunne avleveres som en historisk base til morkommunene. 

Ved inngåelse av ISK ble sakarkivdatabaser fra medlemskommunene konvertert. Det ble gitt en garanti fra leverandøren at dette skulle gjøres.  Under forsøk på konvertering av den eldste Kontor2000-databasen for VK, rapportere konsulenten at den var så mangelfull i forhold til Noark3 standarden, at det ikke vil være gjennomførbart å konvertere denne til en ny Noark4-database.  Det er ved flere anledninger påpekt fra VK til arkivleder at dette burde vært gjort.  Arkivleder har videreformidlet dette til leverandøren (Evry), som har gitt tilbakemelding på at det ikke var gjennomførbart.

Historiske databaser fra Noark4-systemene fra begge kommunene er lagt inn i dagens base, som er konvertert til Noark5.

Gårds- og bruksarkivene for begge kommunene er skannet og lagt inn i basen.

Eva Kristin Lian

Enhetsleder Dokumentsenteret