Foretak, selskap og interkommunale samarbeidsordninger

  Utskriftsvennlig versjon

Følgende skal bevares:

a) Opprettelse og avvikling av foretak, selskaper og interkommunale samarbeidsordninger

b) Avtaler om arkivansvar og arkivorganisering når tjenester legges til foretak, selskap og interkommunale samarbeidsorganer som ikke er omfattet av arkivloven

c) Vedtekter, samarbeidsavtaler, selskapsavtaler og andre avtaler eller vedtak som dokumenterer overføringen av oppgaver og myndighet fra kommunen og fylkeskommunen til foretak, selskap eller interkommunalt samarbeidsorgan

d) Kommunens og fylkeskommunens kontroll med og revisjon av foretak, selskaper og interkommunale samarbeidsordninger.

Merknad:

En rekke oppgaver som kommunen og fylkeskommunen er ansvarlig for, blir utført av aktører som organiserer seg som foretak, selskap eller lignende samarbeidsordninger som ikke er omfattet av arkivloven. (Kommunale foretak etter kommuneloven kap. 11 er en del av kommunen og skal følge arkivloven med forskrifter.)

Foretak, selskap og interkommunale arkivordninger som ikke er omfattet av arkivloven, kan utføre tjenester for eksempel innen brannvern, havnevesen, barnevern, krisesenter, arkiv og renhold. Forskriften her krever bevaring av dokumentasjon som gjelder kommunens/fylkeskommunens opprettelse og avvikling av foretak, selskaper og interkommunale samarbeidsordninger. Avtaler om arkivansvaret, vedtekter og avtaler om overføring av oppgaver og myndighet skal bevares. Det samme skal kontroll og revisjon av foretak, selskap og interkommunale samarbeidsordninger. Forskriftens hensikt er å bidra til å sikre den dokumentasjonen som skapes i kommunen som vedrører foretak, selskap og interkommunale samarbeidsordninger.

Spørsmålet om arkivlovens virkeområde for interkommunale samarbeidsordninger ble utredet av Kulturdepartementet i 2012 som svar på en henvendelse fra Riksarkivaren. Kulturdepartementet slo fast at det avgjørende er om virksomheten må regnes for å være en del av kommunen eller om det er et eget rettssubjekt. Et interkommunalt selskap er ikke en del av det offentlige organet, her kommunen, selv om det er heleid av flere kommuner i fellesskap, jf forarbeidene til lov om interkommunale selskaper (Ot.prp.nr.53 1997-1998). Det samme kan gjelde selv om et selskap har monopol på leveranse av en tjeneste til kommunene som eier selskapet.

Spørsmålet om endring av arkivloven på dette punktet ble tatt opp i arkivmeldingen, men det har ikke skjedd noen endring. Kommuner og fylkeskommuner som inngår avtaler om interkommunale samarbeid anbefales derfor å regulere spørsmålet om arkivhold i avtalen med det selvstendige rettsubjektet. Det aller beste vil være å ta inn bestemmelser om at arkivloven med forskrifter skal gjelde tilsvarende.

Gjennom avtalen kan kommunen og fylkeskommunen fremheve arkivlovens utgangspunkt for godt arkivhold, med regler for oppbevaring, periodisering og organisering.

Rent praktisk gjelder følgende når ulike juridiske enheter skal dele samme Noark-database i kommunen/fylkeskommunen:

Interkommunale selskap, aksjeselskap kan ligge i samme database som kommunens Noark-base, men må ha eget ARKIV i strukturen.

Samarbeid etter Kommunelovens § 28 (vertskommunesamarbeid) skal ligge i vertskommunens arkiv, og skal ikke ha eget ARKIV.

Det er ikke identifisert sakstyper som kan kasseres, men kommunen og fylkeskommunen oppfordres til å komme med forslag.

Endringer fra tidligere retningslinjer for bevaring og kassasjon i kommunale og fylkeskommunale arkiv:

I retningslinjene fra 1986 og 1987 skulle interkommunal vannforsyning, interkommunalt avløpsanlegg, andelsvannverk og privat avløpsanlegg bevares.