2) Folkehelse, tannhelse, helsestasjon og skolehelsetjeneste

Følgende skal bevares:

a) Fylkeskommunens og kommunens planer, avtaler og ordninger for folkehelsearbeidet, helsestasjon, svangerskaps- og barselomsorgstjeneste, skolehelsetjeneste og tannhelsetjeneste, inkludert samarbeids- og beredskapsarbeid for disse tjenestene

b) Oppgaver innen forebyggende barne- og ungdomsarbeid, inkludert tjenestetilbud, planer, rapporter og evalueringer

c) Oversikter over helsetilstand og folkehelseutfordringer

d) Saker om miljørettet helsevern

e) Tilsyn med egne tjenestesteder, inkludert pålegg og godkjenning

f) Årsmeldinger, årsrapporter, lokale forskrifter for tjenestestedene

g) Prosjekter i kommunen og fylkeskommunen samt ved tjenestestedene

h) Om enkeltindivider bevares følgende dokumentasjon:

-Saker om rettigheter og plikter hjemlet i pasient- og brukerrettighetsloven med forskrifter og helse- og omsorgstjenesteloven med forskrifter

-For individbaserte opplysninger om vaksiner gjelder følgende:

-Opplysninger om vaksiner som er meldt til Nasjonalt vaksinasjonsregister (SYSVAK) kan kasseres i kommunen og fylkeskommunen.

Merknad:

Fylkeskommunen og kommunen har store oppgaver når det gjelder folkehelsearbeid. Planer, avtaler og ordninger skal bevares. Oppgaver innen forebyggende barne- og ungdomsarbeid skal bevares. Fylkeskommunen har ansvar for å ha oversikt over helsetilstand og folkehelseutfordringer i fylket. Slike oversikter er viktig å bevare fordi de danner grunnlag for arbeidet med fylkeskommunens planstrategi, men de er også nyttig for andre kunnskapsbaserte tiltak.

Fra hver helsestasjon bevares årsmelding og årsrapport. Dokumentasjon av enkeltprosjekter i kommune og ved tjenestestedene skal bevares dersom de ikke er dokumentert andre steder.

Alt som dokumenteres om enkeltindivider som mottar tjenester fra helsestasjon, skolehelsetjeneste og tannhelsetjeneste skal vurderes i eget prosjekt.

Eksempler på sakstyper som kan kasseres:

• Opplysninger om vaksiner som er meldt til Nasjonalt vaksinasjonsregister (SYSVAK) kan kasseres i kommunen og fylkeskommunen.

Kommunen og fylkeskommunen oppfordres til å komme med forslag til sakstyper som kan kasseres og for øvrig foreta arkivbegrensning.

Endringer fra tidligere retningslinjer for bevaring og kassasjon i kommunale og fylkeskommunale arkiv:

I henhold til eldre retningslinjer skulle saker fra jordmortjenesten bevares. Når det gjaldt saker om legemidler skulle prinsipielle saker bevares mens rutinemessige saker skulle kasseres. Det samme gjaldt saker om forebyggende helsetiltak.

Fra tannhelsetjenesten skulle det tas utvalg av journalene etter fødselsdato, der pasientjournalene etter personer født 1., 11. og 21. i hver måned skulle bevares.

Fra skolehelsetjeneste nevnes pasientjournaler lik som helsekort. Helsekort fra personer født 1., 11. og 21. i hver måned skulle bevares. Det samme gjaldt helsekort fra helsestasjonstjenesten.

Når det gjaldt vaksinasjoner var de ikke spesifisert nærmere enn til at rutinemessige enkeltsaker skulle kasseres.