Kommunikasjons- og informasjonsarbeid

Følgende skal bevares:

- dokumentasjon om planlegging og styring av kommunikasjonsområdet, herunder utarbeidelse av kommunikasjonsstrategier og –planer, utarbeidelse av regler og retningslinjer for kommunikasjon internt og eksternt, medieveiledning, egenproduserte publikasjoner med forarbeider.

Merknad:

Kommunikasjons- og informasjonsarbeid vil være en integrert del av oppgaveløsningen i kommunen og fylkeskommunen. Kommunikasjon kan deles inn i interne og eksterne prosesser, der ekstern kommunikasjon omfatter kommunikasjon med andre offentlige organer, private organisasjoner, næringslivet og innbyggerne. Intern kommunikasjon omfatter utveksling av informasjon mellom ulike nivåer i organisasjonen, herunder mellom ledere og medarbeidere, og mellom ulike grupper i virksomheten. Dokumentasjon av planlegging, styring og uvikling av IKT-arbeid skal bevares. Innebygd i bestemmelsene ligger krav til at myndighetene bevarer dokumentasjon av i hvilken grad informasjonsplikten overfor innbyggerne er ivaretatt. Regler og retningslinjer for måter myndigheten informerer og involverer innbyggerne på, vil vanligvis oppfylle dette kravet.

Siden regelverket trådte i kraft er det foretatt en presisering av bestemmelsen angående materiale som ikke trenger bevares fra saksområdet. En del kommuner og fylker tar opptak fra sine møter for å strømme opptaket via Internett. Strømming av opptak fra møter med sikte på å nå ut til et bredere publikum kan sies å oppfylle kriteriene til ”allment tilgjengelig materiale”. Arkivforskriftens § 3-19 omtaler materiale som kan arkivbegrenses med visse unntak. Unntak fra bestemmelsene om arkivbegrensning er en versjon av trykksaker, rundskriv, annet mangfoldiggjort og allment tilgjengelig materiale. Slikt materiale skal arkiveres, jf § 3-19 andre ledd nr. 1 bokstav a. Det var imidlertid ikke først og fremst slikt materiale man tenkte på da paragrafen ble formulert. Materiale som er underlagt arkivplikt, og som ikke er underlagt bevaringspåbud i henhold til § 3-20, skal bevarings- og kassasjonsvurderes av Riksarkivaren. Forutsetningen for at materialet skal bevares for ettertiden er at det knyttes tilstrekkelig bevaringsverdi til materialet.

Opptakene fra fylkestingsmøter og kommunestyremøter blir produsert og formidlet som en av flere måter fylkeskommunen og kommunen kan informere og involvere sine innbyggere på. Det følger imidlertid ikke av bevaringsbestemmelsene at selve opptakene må bevares for å dokumentere kommunikasjons- og informasjonsarbeidet.

Eksempler på sakstyper som kan kasseres:

ü Lyd- og bildeopptak fra møter med sikte på strømming.

Endringer fra tidligere retningslinjer for bevaring og kassasjon i kommunale og fylkeskommunale arkiv:

I tidligere retningslinjer for fylkeskommunene skulle presse og kringkasting bevares. I henhold til de kommunale bestemmelsene skulle trykte informasjonsskrifter overføres biblioteket når de var gått ut av bruk.