Veiledning til bevarings- og kassasjonsbestemmelser for fylkeskommunale og kommunale arkiv skapt etter 1950

  Utskriftsvennlig versjon

1.3 Kommunens arkivansvar

Kommunens arkivansvar reguleres av arkivloven. Arkivloven med forskrifter regulerer håndteringen av arkiv gjennom arkivets livssyklus fra arkivet oppstår (som en følge av virksomhetens behov for dokumentasjon) og så lenge arkivet eksisterer. Arkivloven pålegger alle offentlige virksomheter, inkludert kommuner og fylkeskommuner, å ha arkiv. Gode arkiver er, som nevnt, en forutsetning for effektiv og etterprøvbar saksbehandling. Mangelfullt arkivhold vil kunne få negative økonomiske og omdømmemessige konsekvenser for kommunen og fylkeskommunen.

I tillegg til arkivloven med forskrifter, har også annet lovverk bestemmelser om arkiv. Offentlighetsloven pålegger kommuner og fylkeskommuner å føre journal etter reglene i arkivloven med forskrifter (offentlighetsloven § 10). Særlovgivingen kan også inneholde dokumentasjonskrav og bestemmelser om når ulike typer dokumentasjon tidligst kan slettes. Vedtak som fattes i medhold av 8

personopplysningsloven kan gi pålegg om sletting av bestemte typer dokumentasjon, forutsatt at Riksarkivaren er hørt i saken.

Kommunale og fylkeskommunale arkiv skal være ordnet og innrettet slik at de er sikret som informasjonskilder for samtid og ettertid (arkivloven § 6). Arkivlovens formål er å sikre at arkiv som har stor kulturell eller forskningsmessig verdi eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for ettertiden. Dette gjelder også kommunale og fylkeskommunale arkiv. Kommunen og fylkeskommunen skaper og forvalter viktig samfunnsdokumentasjon.

Kommuners og fylkeskommuners arkivansvar er på flere måter mer omfattende enn statlige organers arkivansvar. Statlige organer har ansvaret for sine arkiver så lenge de er i aktiv bruk, men etter 25-30 år vil det juridiske eierskapet for bevaringsverdige arkiver overføres fra det statlige organet til Arkivverket. Arkivverket vil da bære kostnadene ved oppbevaring, vedlikehold, tilgjengeliggjøring og formidling av statlige arkiver som skal bevares for ettertiden. Kommunen og fylkeskommunen har selv ansvar for å oppbevare, vedlikeholde, tilgjengeliggjøre og formidle egne arkiver, også etter at kommunen/fylkeskommunen ikke lenger bruker dokumentasjonen aktivt i saksbehandlingen. Arkiver som inneholder rettighetsdokumentasjon skal som regel bevares svært lenge, og arkiver som inneholder dokumentasjon av historisk, kulturhistorisk eller forskningsmessig verdi skal bevares for all fremtid.

I henhold til arkivforskriften § 5-1 skal kommuner og fylkeskommuner opprette egne ordninger for arkivdepot for eldre og avsluttede arkiv. Dette inkluderer også digitale arkiver. Som et minimum skal slike ordninger innebære:

 at det løpende ansvaret for eldre og avsluttede arkiv blir plassert ett sted i kommunen og fylkeskommunen

 at kommunen/fylkeskommunen har nødvendige lokaler til rådighet for å oppbevare arkiv, jf. kap. IV

 at kommunen og fylkeskommunen etablerer rutiner som ivaretar de spesifiserte kravene til arkivdepot.

Det er ingen tidsbegrensing for kommunens og fylkeskommunens juridiske ansvar for egne arkiver i arkivloven. Kommuner og fylkeskommuner kan overføre depotoppgaver til en interkommunal depotordning, men beholder selv det juridiske eierskapet til arkivene.