2.1.6 Bevaring og kassasjon av kart

Kart er et viktig verktøy i mange saksbehandlingsprosesser. Kart (kartutsnitt) kan derfor dokumentere saksbehandlingen og inneholde bevaringsverdig dokumentasjon om hvordan kommunen har utøvd sin myndighet og sine oppgaver. Men kart kan også ha stor kulturhistorisk, forskningsmessig eller juridisk verdi, utover å dokumentere behandlingen av en konkret sak. Gamle kart må ofte hentes frem for å dokumentere eiendomsgrenser det er strid om i dag. Historiske kart inneholder mye informasjon om samfunnet det ble laget i, i tillegg til den geografiske informasjonen som kan gjenbrukes på nye måter i fremtiden.

I henhold til gjeldende regelverk skal trykte kart med påtegninger (arkivforskriften § 3-20) og et eksemplar av egenproduserte trykte kart (arkivforskriften § 3-19) bevares. Bevaringspåbudet må ikke 23

tolkes slik at alle versjoner av alle kart skal bevares for ettertiden. Dersom kommunen eller fylkeskommunen selv utarbeider (eller får utarbeidet) digitale grunnkart, skal disse bevares. Når det gjelder egenproduserte digitale grunnkart er utfordringen derfor ikke selve bevarings- og kassasjonsvurderingen, men å avgjøre hvilke versjoner av kartet som skal bevares, samt bevare kartene i formater som muliggjør fremtidig digital gjenbruk av kartdataene.

Digitale kart består ofte av flere lag med informasjon med grunnkartet i bunnen. Selv om kommunen og fylkeskommunen ikke har utarbeidet grunnkartet vil informasjonslagene kunne inneholde informasjon som det er viktig å bevare for ettertiden. Informasjonslagene i digitale kart kan derfor likestilles med påtegninger på trykte kart, og kommer derfor inn under bevaringspåbudet for kart.

2.1.6.1 Bevaring av kart som dokumentasjon av saksbehandlingen

Når kart dokumenterer saksbehandlingen, er det viktig at kartene arkiveres som vedlegg i saken. De aktuelle fagmiljøene i kommunen og fylkeskommunen bør sammen med arkivtjenesten utarbeide gode rutiner for dokumentfangst av kart/kartutsnitt. I elektroniske arkiv er det tilstrekkelig å arkivere kartene (kartutsnittene) i form av PDF/A-format som vedlegg i saken i sak/arkivsystemet. Er arkivdanningen på papir, arkiveres kartet (kartutsnittet) som vedlegg i saken i papirarkivet. Med en slik praksis blir kart som dokumenterer saksbehandlingen bevart når sakstypen bevares.

2.1.6.2 Bevaring av digitale grunnkart og reguleringskart

I den mer detaljerte beskrivelsen av bevaring av digitale kartdata, har vi tatt utgangspunkt i bevaring av digitale reguleringskart (plandata) og digitale grunnkart (det offentlige kartgrunnlaget) som kommunen har et ansvar for å utarbeide (se også case om bevaring av kartdata). Bygningsloven fra 1845 bestemte at kommunale myndigheter skulle sende inn ett eksemplar av alle reguleringskart til Riksarkivet. Denne ordningen stod ved lag til 2002. Nyere reguleringskart skal ikke avleveres til Riksarkivet, men oppbevares i kommunen. Det er allikevel fortsatt viktig å bevare dette materialet for ettertiden. Reguleringskartet (kartutsnittet som viser den aktuelle reguleringen) skal arkiveres i den aktuelle reguleringssaken i sak/arkivsystemet for å dokumentere behandlingen av saken. I tillegg bør det tas årsversjoner av grunnkart (det offentlige kartgrunnlaget) som kommunen har ansvaret for å utarbeide, og årsversjoner av reguleringskartene (plandata).

Kommunen er allerede gjennom kart- og planforskriften § 4 pålagt å utarbeide årsversjoner av planregisteret og det offentlige kartgrunnlaget (så langt kommunen har ansvaret for dette) ved utgangen av hvert år. I veiledningen til kart- og planforskriften poengteres det at årsversjoner ikke er det samme som arkivkopi, men kan være det samme. Det henvises til at kravene til arkivkopi fremgår av arkivloven med forskrifter. Når det gjelder digitale grunnkart (som kommunen har ansvar for å utarbeide) og reguleringskart, vil det være hensiktsmessig å samkjøre kravet til bevaring av kart i arkivforskriften med kravet til bevaring av årsversjoner i kart- og planforskriften. Ved la årsversjonene, som kommunen allerede er pålagt å utarbeide også være arkivkopier/arkivversjoner, vil kommunen samtidig oppfylle kravet til bevaring av digitale grunn- og reguleringskart i arkivforskriften.

I merknadene til § 4 sier veiledningen til kart- og planforskriften at " Årsversjon av det digitale offentlige kartgrunnlaget bør både være i form av en fullverdig digital kopi i henhold til gjeldende SOSI-standard, og som kartblad i digitalt dokumentformat eller på papir". SOSI er også godkjent 24 arkivformat for kartdata. For mer informasjon, se Riksarkivarens forskrift § 8-17 (godkjente dokumentformater ved avlevering og deponering).

I veiledningen til kart- og planforskriften åpnes det også for at dersom kommunen benytter databaser som kan gjenskape den aktuelle situasjonen på en valgt dato, vil krav om årsversjon være oppfylt med tilfredsstillende arkivering av den til enhver tid oppdaterte databasen. Det samme vil også gjelde for arkivversjonen.

Kart- og planforskriften krever i utgangspunktet at det skal tas ny årsversjon av hele kartgrunnlag for hvert år, men veiledningen åpner for at dette kan tilpasses kommunenes rutiner for oppdatering av kartgrunnlaget. For analogt produsert kartgrunnlag bør det produseres eget arkiveksemplar når det produseres nye kart og man kan benytte dette også som årsversjon. Det er ikke nødvendig å ta ny kopi av datasett som ikke er endret, såframt man har kopi fra før.

I henhold til kart- og planforskriften kan kommunen etter avtale overlate til Statens kartverk å ta hånd om årsversjoner. Der f.eks. Statens kartverk forvalter felles kartdatabase for kommunen, kan det være aktuelt at Kartverket ivaretar også årsversjoner (ev. også arkivering) for kommunen. Dersom en slik løsning velges er det viktig at dette dokumenteres i kommunens bevarings- og kassasjonsplan og i arkivplanen.

2.1.6.3 Bevaring av andre typer digitale kart

Ovenfor har vi beskrevet bevaring av digitale grunnkart og reguleringskart forholdsvis detaljert. Bevaring av andre typer kart er ikke beskrevet eksplisitt, men mye av det samme som gjelder bevaring av grunnkart og reguleringskart vil også gjelde for andre typer digitale kart/kartlag som kommunen eller fylkeskommunen utarbeider. Ta ved behov kontakt med Riksarkivet for mer informasjon om hvordan digitale kart skal bevares.