Følgende skal bevares:

a) Planer for etablering, drift og tilsyn av barnehager

b) Retningslinjer for godkjenning og etablering, retningslinjer for tildeling av tilskudd, retningslinjer for inntak og opphold i barnehage

c) Saker om godkjenning av barnehager, oppfølging av avvik med betydning for barnehagens godkjenning, dispensasjoner fra krav

d) Årsplaner og årsmeldinger, avviksrapportering og kriseberedskap

e) Om enkeltindivider bevares følgende dokumentasjon:

- Register over barnehagebarn

- Skademelding

Merknad:

Kommunens ansvar for barnehager innebærer en rekke oppgaver som skaper dokumentasjon om både offentlige og private barnehagers etablering, drift og tilsyn. Kommunen er lokal barnehagemyndighet og skal blant annet beregne behov for barnehager og bidra til faglig kvalitet av personale. Kommunen forvalter dessuten de statlige øremerkede tilskuddene til ikke-kommunale barnehager i kommunen. Kommunens godkjenning av enkeltbarnehager, samt oppfølging av eventuelle avvik som har betydning for godkjenningen, skal bevares. Når det gjelder hvert enkelt barn skal kommunen av hensyn til langvarige rettigheter kunne dokumentere hvilke barn som har gått i hvilken barnehage til en hver tid. Med "Register over barnehagebarn" menes for eksempel en halvårlig liste eller rapport. Så fremt man bevarer slike lister eller rapporter er det ikke nødvendig å bevare barnehagesøknader.

Det ligger en del dokumentasjon i barnehage i forbindelse med faglig arbeid, for eksempel pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPT). Denne dokumentasjon skal bevares hos PPT.

Det tas en del bilder i barnehagene. Noen av bildene skal bevares for ettertiden og andre kan kasseres. Forskriften her krever ikke automatisk bevaring av foto ut fra format. Foto som skapes som 61

ledd i organets virksomhet er dokumenter som bevares ut fra hvilke funksjoner eller oppgaver fotografiet dokumenterer. Fra barnehager og skoler skal for eksempel årsmelding bevares i henhold til forskriften her. I barnehagens og skolens årsmelding vil det gjerne forekomme foto der hensikten med fotografiene er å illustrere ulike aktiviteter gjennom året for eksempel turer, lek, læring eller seremonier. Disse fotografiene skal bevares for ettertiden som en del av årsmeldingen. For at fotoene også skal kunne benyttes i ettertid, må kommunen sørge for at fotene bevares som separate filer og at det knyttes nødvendige metadata til filene. Et minimumskrav til metadata er dato og navn på fotograf. Forskriften om bevaring av fylkeskommunale og kommunale arkiv etter 1950 er minimumskrav. Riksarkivaren pålegger ikke kassasjon av materiale som ikke kreves langtidsbevart. Den enkelte kommune står dermed fritt til å bevare mer enn det forskriften krever og foto vil kunne inngå som en kilde til mer kunnskap om for eksempel lokalhistoriske forhold. Vi anbefaler en fotopraksis som overholder personvernet og muliggjør etterbruk av bildene.

Eksempel på sakstyper som kan kasseres:

• Søknad om barnehageplass, kommunens kvittering eller foreløpig svar om at søknaden er mottatt, søknadens saksbehandling i kommunen, kommunens svar om at søkeren har fått tildelt plass i barnehage, alternativt svar om at søkeren står på venteliste.
• Søknad om inntektsgradert betaling: Søknad med vedlegg, søknadens saksbehandling i kommunen eventuelt barnehagekontoret, inkl kontroll av at barnet går i barnehagen, svarbrev.
• Søknad om søskenmoderasjon: Søknaden, kontroll av at barna har barnehageplass, enkeltvedtak med kopi til barnehagen, sakens behandling i kommunens fakturabehandlingssystem.
• Kopier av søknad, utredning, tilråding og vedtak vedrørende pedagogisk-psykologisk tjeneste så fremt slike er bevart andre steder, jf pkt 7.
• Kartlegginger i den enkelte barnehage, herunder skjema og notater etter observasjoner som ikke fører til at faginstansen involveres. I tilfelle der barnevern eller pedagogisk-psykologisk tjeneste har vært involvert bevares dokumentasjonen i fagenheten.
• Tillatelser til foto, henting, informasjon om allergier, o. l.

Endringer fra tidligere retningslinjer for bevaring og kassasjon i kommunale og fylkeskommunale arkiv:

Etter retningslinjene fra 1986 skulle søknader på barnehageplass kasseres med unntak av hver 10. årgang. Barnehagemapper kunne kasseres. Etter det nye regelverket skal kommunen kunne dokumentere hvilke barn som har gått i hvilken barnehage på et gitt tidspunkt. Der fagenheter som for eksempel pedagogisk-psykologisk tjeneste eller barnevernstjenesten har vært involvert skal saken dokumenteres i vedkommende fagenhet, se pkt. 7 og 9 i denne paragrafen. Tjenestene her gjelder alle barn i førskolealder.