2.1.2 Arkivbegrensing

Når man gjennomgår papirbasert arkiv for bevaring og kassasjon vil man oppdage betydelige mengder materiale som kan arkivbegrenses, det vil si at det som kan fjernes fra arkivet og tilintetgjøres uten videre vurdering.

Følgende materiale skal fjernes ved arkivbegrensing:

1. Trykksaker, rundskriv, annet mangfoldiggjort og allment tilgjengelig materiale og blanketter som ikke er utfylt. Fra dette er det følgende unntak:

a) organet som har utstedt slikt materiale, skal arkivere ett eksemplar samt nødvendige forarbeider, b) dokumenter som fører til saksbehandling, eller som er nødvendige vedlegg til en sak, skal arkiveres.

2. Konsepter, utkast, kladder og kladdenotat, ekstra kopier, interne meldinger o.l. som ikke har verdi for saksbehandling eller dokumentasjon. Fra dette er det følgende unntak:

a) konsepter som har noteringer og påtegninger som er nødvendige for å forstå saken og sakens sammenheng, skal arkiveres, b) kopi av utgåede dokumenter skal arkiveres, c) andre kopier m.v. som er nødvendige vedlegg til en sak, skal arkiveres.

3. Tekstbehandlingsfiler o.l., bortsett fra det som eventuelt inngår i elektronisk sakarkiv.

4. Sakspapir som medlemmene av offentlige utvalg mottar, med mindre dokumentene må regnes som saksdokumenter for det organet medlemmet representerer.

5. Annet materiale som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon.

Arkivdokumenter som ikke har blitt brukt i saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, kan altså arkivbegrenses. Godt gjennomført arkivbegrensning gir bedre oversikt og vil kunne frigjøre plass og ressurser til å beskrive arkiver som skal bevares for alltid eller for en bestemt periode.