§ 4-10 Personalforvaltning og folkevalgte

1) Ansatte i kommune og fylkeskommune

Følgende skal bevares:

a) Planlegging, ledelse, styring og evaluering av organets personalfunksjon, herunder utarbeidelse og fastsettelse av strategiske planer, lokal personalpolitikk, lokale avtaler mellom arbeidsgiver og arbeidstakere, interne instrukser og retningslinjer og andre styringsdokumenter, evalueringer

b) Behandling av saker i administrasjonsutvalget

c) Kommunens og fylkeskommunens arbeid med rekruttering og tilsetting, herunder kunngjøring, utvidet søkeliste og innstilling, protokoller og møtereferater fra innstillings- og tilsettingsmyndighet, eventuelle klager på tilsetting

d) Kommunens og fylkeskommunens organisering av arbeidet med helse-, miljø og sikkerhet. Saker som viser utarbeidelse og utvikling av organets instrukser og retningslinjer for HMS-arbeidet, evalueringer

e) Kommunens og fylkeskommunens håndtering av konflikter og varsling

f) Kommunens og fylkeskommunens planlegging, ledelse, styring og evaluering av kompetanseutvikling og opplæring, herunder enhetens egne opplæringsplaner, referater fra kompetanseutvalg

g) Om den enkelte ansatte bevares følgende dokumentasjon:

-stillingssøknad, tilsettingsbrev, arbeidsavtale, klage på tilsetting

-Kompetanseutvikling med betydning for den ansattes lønns- og ansettelsesforhold

-Lønn, godtgjøringer og permisjoner med betydning for den ansattes pensjonsforhold

-Oppfølging i forbindelse med sykemelding dersom saken har betydning for den ansattes langvarige tjenesteforhold og pensjonsforhold

-Dokumentasjon på og oppfølging av yrkesskader

-Omplassering, beordring, fortrinnsrett

-Ordensstraff der saken fører til rettslig prøving eller får konsekvenser for den ansattes tilsettingsforhold

-Avslutning av arbeidsforhold.

Merknad:

Personalfunksjonen omfatter et spekter av oppgaver fra strategisk ledelse og planlegging av personalområdet til løpende personalforvaltning, herunder rekruttering, oppfølging og avgang av 55

ansatte. Personalforvaltning skal dokumenteres ved ferdige dokumenter som planer, policy, avtaler og evalueringer. Saker som gjelder strategiske planer skal bevares for ettertiden. Administrasjonsutvalgets saker som gjelder forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og de ansatte, bevares. Arbeidet med rekruttering og tilsetting skal bevares. Det samme skal arbeidsgivers organisering av helse, miljø og sikkerhet.

Det skal bevares en rekke sakstyper vedrørende den enkelte ansatte så fremt disse har betydning for den ansattes tjenesteforhold og pensjonsforhold. Så fremt disse kravene er oppfylt kan det kasseres en del dokumenttyper som nevnt nedenfor. Når det gjelder konflikter og varsling har arbeidsgiver ansvar for å legge forholdene til rette for varsling og håndtering av intern kritikk. Kommunens rutiner for varsling ved kritikkverdige forhold skal bevares. Enkeltvarsler har den funksjon at enkeltpersoner på en forholdsvis enkel måte kan si fra om forhold som oppleves utilfredsstillende. Det vil selvsagt variere, men enkelte kommuner og fylkeskommuner har detaljerte rutiner for hvordan varsling håndteres, inkludert mulighet for ulik håndtering av begrunnede og ubegrunnede varsler. Så fremt det er lagt opp til det i arkivdanningen ligger det en mulighet også etter regelverket her, til å skille mellom varsler som viser seg ubegrunnet og øvrige varsler. Varsler som viser seg klart ubegrunnet, fordi de er uriktige eller varsler som varsleren selv ikke ønsker å følge opp, kan kasseres.

• Dokumentasjon av arbeidsgivers ansvar for kompetanseutvikling og opplæring skal bevares for ettertiden. Referater fra møter i kompetanseutvalg skal bevares.

Forskriften krever bevart dokumentasjon av betydning for den enkelte ansattes pensjonsforhold og langvarige tjenesteforhold. Når det gjelder saker om ordensstraff kreves bevaring av dokumentasjon av ordensstraff der saken fører til rettslig prøving eller får konsekvenser for den ansattes tilsettingsforhold. I kommunene benyttes ofte begrepet «disiplinærsak» om ordensstraff. Ved disiplinærsak blir det opprettet en sak på den gjeldende koden under "disiplinære forhold". Har en ansatt flere disiplinære forhold blir det opprettet en ny sak hver gang. Av hensyn til personvernet blir sak og dokumenter tilgangsstyrt, slik at kun personalleder og virksomhetsleder har tilgang til saken. Elektronisk vil dokumentet kunne flyttes til ny sak som deretter kasseres etter 5 år. Tidligere har anmerkning vært lagt i konvolutt i personalmappe. I et elektronisk system må det opprettes en ny sak for dokumenter som skal kasseres etter 5 år. En ansatt kan dermed foruten elektronisk personalmappe også ha en eller flere saker knyttet til navnet sitt i det elektroniske systemet.

Forskriften skiller altså mellom ordensstraff der saken fører til rettslig prøving eller får konsekvenser for den ansattes tilsettingsforhold, og annen ordensstraff. Hensikten med skillet er at anmerkninger som ikke får konsekvenser, ikke trenger bevares for all ettertid.

Eksempler på saks- og dokumenttyper som kan kasseres:

• Søknader med vedlegg til dem som ikke blir tilsatt
• Dokumentasjon om opplæring av nyansatte, herunder introduksjonsprogrammer, opplæringsplaner og -tiltak
• Planlegging og gjennomføring av interne og eksterne kurs og andre kompetansehevende tiltak innen organets egenforvaltning
• Innhenting av underlagsmateriale i forbindelse med lønnsforhandlinger, som inneholder dokumentasjon om lønnskrav fra arbeidsgiver og arbeidstakerorganisasjoner, lønnsstatistikker og annet tallmateriale
• Registrering og kontroll av arbeidstid, som inneholder dokumentasjon om arbeidstidsregistreringer
• Planlegging og gjennomføring av velferdstiltak for ansatte
• Oppfølging av den enkelte ansatte som inneholder dokumentasjon uten betydning for den ansattes langvarige tjenesteforhold og pensjonsforhold, ordensstraff, arbeidsulykker, yrkesskader og yrkessykdommer
• AKAN-dokumenter, inkludert individuelle avtaler om AKAN-tiltak, kan kasseres etter at avtalen mellom arbeidstaker og arbeidsgiver er utløpt under forutsetning av at det ikke har utviklet seg til en ordinær personalsak.
• Søknad om ferie, søknad om overføring av ferie, ferieplaner, vedtak
• Søknad om forskudd på ferie, søknad om overføring av ferie, vedtak
• Saker om velferd, så som interne retningslinjer for tildeling og bruk av velferdsmidler, søknader og vedtak, protokoll fra forhandlingene.
• Egenmeldinger
• Sykemeldinger
• Legeerklæringer
• Innkalling til medarbeidersamtaler, referat fra medarbeidersamtale
• Individuelle oppfølgingsplaner
• Annet om fagforeninger, medbestemmelse, representasjon
• Fadderordning
• Øvrige arbeidsvilkår, blant annet ordning med fasttelefon, mobiltelefon, internettilgang, bredbånd m.m.
• Varsler om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen der varslet viser seg ubegrunnet eller uriktig
• Ordensstraff som ikke fører til rettslig prøving eller får konsekvenser for den ansattes tilsettingsforhold

Endringer fra tidligere retningslinjer for bevaring og kassasjon i kommunale og fylkeskommunale arkiv:

I henhold til regelverket fra 1986/87 skulle søknader til tilsatte og søknader til ledende stillinger bevares. Øvrige søknader skulle kasseres etter 5 år. Dagens regelverk krever at søknader til tilsatte bevares. Øvrige søknader kan kasseres. I herværende forskrift skilles mellom dokumenttyper som skapes om den enkelte ansatte som skal bevares og dokumenttyper som kan kasseres.

2) Folkevalgte

Følgende skal bevares:

a) Satser for godtgjøring

b) Pensjonsordninger

c) Avtaler med folkevalgte

d) Forhold som får betydning for folkevalgtes pensjonsrettigheter

e) Fritak eller suspensjon fra verv.

Merknad:

I tillegg til personalforvaltning har kommunen og fylkeskommunen ansvar for folkevalgte til kommunestyret og fylkesting.

Det er ikke identifisert sakstyper som kan kasseres. Kommunen og fylkeskommunen bes komme med forslag.

Endringer fra tidligere retningslinjer for bevaring og kassasjon i kommunale og fylkeskommunale arkiv:

Folkevalgte var ikke omtalt i bestemmelsene av 1986/87.