Riksarkivets veileder for bevaring og kassasjon (2016)

§ 4-15 Næring, miljø og samfunnsutvikling

Landbruk og skogbruk

Følgende skal bevares:

a) Kommunens og fylkeskommunens landbruks- og skogbruksstrategier, inkl. kommunens arbeid med miljøregistreringer i skog

b) Strategier og retningslinjer for bruk av midler til rekruttering, likestilling og kompetanseheving i landbruket samt fylkeskommunens egne prosjekter og tiltak

c) Saker vedrørende konsesjon eller endret bruk av landbrukseiendom, herunder tillatelse til nydyrking, omdisponering av dyrket og dyrkbar mark, deling av landbrukseiendom og bo- og driveplikt

d) Saker vedrørende bygging av landbruksvei og skogsbilvei

e) Saker vedrørende hogst i verneskoger.

Merknad:

Regelverket sier at fylkeskommunens og kommunens ”strategier og retningslinjer” skal langtidsbevares. Det er ikke tilstrekkelig å bevare sluttdokumentet i saken; for eksempel strategien eller retningslinjene, hele saken må bevares for at kommunens eller fylkeskommunens prioriteringer og vurderinger på området skal dokumenteres for ettertiden.

Innen landbruk er det en rekke offentlige støtteordninger. Kommunen er vedtaksmyndighet i mange av tilskuddsordningene. Kommunen kan også ha en kontrollfunksjon i ordninger som administreres av fylkesmannen og Landbruksdirektoratet. Saksbehandlingen skjer som regel på flere forvaltningsnivåer i fagsystemer eies av Landbruksdirektoratet (tidligere Statens landbruksforvaltning). Ordningene er detaljregulert av forskrifter som endres hyppig. Saksbehandlingen er rutinepreget og forutsigbar. Det er fattet bevarings- og kassasjonsvedtak for alle fagsystemer i Statens landbruksforvaltning (nåværende Landbruksdirektoratet), og grunntanken er at bevaringsverdigdokumentasjon hentes fra fagsystemene i Landbruksdirektoratet.

Eksempler på sakstyper som kan kasseres i kommunen:

• søknader om miljøtilskudd
• tilskudd til avløsning ved sykdom
• tilskudd til avløsning ved ferie og fritid
• tildeling av produksjonstilskudd
• tilskudd til organisert beitebruk
• nærings- og miljøtiltak i skogbruk
• spesielle miljøtiltak i jordbruket
• miljøtilskudd
• tilskudd ved avlingsskader
• ildeling av melkekvoter
• autorisasjon for kjøp og bruk av plantevernmidler
• miljøplaner som sendes inn av mottakere av produksjonstilskudd

 Endringer fra tidligere retningslinjer for bevaring og kassasjon i kommunale og fylkeskommunale arkiv:

Retningslinjene fra 1986 omtaler ikke landbruk. I følge retningslinjene fra 1987 skulle saker vedrørende skogvern og skogreising bevares. Det samme gjaldt konsesjonssaker. For øvrige saksområder innen jordbruk, skogbruk og bureising samt husdyr, reindrift og dyrevern skulle ett eksemplar av egenproduserte regler og utredninger bevares, mens rutinemessig korrespondanse kunne kasseres etter 10 år.

Det er ikke store endringer fra retningslinjene fra 1987 mht. krav til bevaring. Det er krav til noe mer bevaring på enkelte områder i gjeldende regelverk. Mens konsesjonssaker skulle bevares i retningslinjene fra 1987, skal både saker vedrørende konsesjon eller endret bruk av landbrukseiendom, herunder tillatelse til nydyrking, omdisponering av dyrket og dyrkbar mark, deling av landbrukseiendom og bo- og driveplikt langtidsbevares i det nye regelverket.

2) Akvakultur, fiske og viltforvaltning

Følgende skal bevares:

a) Kommunens og fylkeskommunens overordnede planer, prioriteringer og tiltak samt egeninitierte prosjekter innen marinforvaltning, fiskeforvaltning og viltforvaltning, herunder kartlegging av bestandene

b) Avtalen for samarbeidet og referater fra møter mellom partene i tilfeller der kommunen har overlatt deler av administrasjonen av fiske til en organisasjon

c) Saker der kommunen eller fylkeskommunen har gitt uttalelser om hensynet til fiskeinteressene og fiskens leveområder, eller viltinteressene og viltets leveområder ved regulering av utbygging eller annen virksomhet etter plan- og bygningsloven i kommune og fylke

d) Tildeling av tillatelser etter akvakulturloven

e) Fastsettelse av vald, fellingstillatelser og bestandsplaner.

Merknad:

Regelverket sier at fylkeskommunens og kommunens "overordnede planer og prioriteringer" skal langtidsbevares. Det er ikke tilstrekkelig å bevare sluttdokumentet i saken; altså dokumentet som heter plan eller prioriteringer, hele saken må bevares for at kommunens eller fylkeskommunens prioriteringer og vurderinger på området skal dokumenteres for ettertiden.

Under eksempler på sakstyper som kan kasseres er formuleringen "søknader om" brukt. Det refereres til klart definerte søknadsprosesser. Alle dokumenter i saken kan da kasseres, ikke bare selve søknaden.

Eksempler på sakstyper som kan kasseres i fylkeskommunen:



Søknader om tillatelser til felling av kystsel



Søknader om fiskekvoter fra videregående skoler som driver med havbruksnæring



Høstingen av tang og tare



Søknader om tilskudd vilttiltak Eksempler på sakstyper som kan kasseres i kommunen:



Søknader om fritak for betaling av fiskeavgift



Saker vedrørende ettersøk av skadet vilt

78

Endringer fra tidligere retningslinjer for bevaring og kassasjon i kommunale og fylkeskommunale arkiv:

Jakt, fangst og fiske er ikke omtalt i retningslinjene fra 1986. Retningslinjene fra 1987 sier at saker vedrørende utrydding av rovdyr og fiskeoppdrett skulle bevares. Innen områdene fellingstillatelser, jakttillatelser og fisketillatelser kunne enkeltsaker kasseres etter 10 år. I saker om fredning av vilt og fisk skulle ett eksemplar av egenproduserte regler og utredninger bevares. Andre bestemmelser kunne kasseres når de ikke lenger er aktuelle. Rutinemessige enkeltsaker kunne kasseres. Det er ikke veldig store endringer fra det gamle regelverket til det nye, utover at fylkeskommunen har fått langt flere oppgaver på dette området.

3) Naturforvaltning, miljø og forurensning

Følgende skal bevares:

a) Kommunens og fylkeskommunens planer for naturforvaltning, miljø og forurensing, herunder forvaltningsplaner

b) Lokale forskrifter, rutiner og retningslinjer for utslippsløyver for kloakk, testing og håndtering av lekkasjer fra forurensede søppelfyllinger, skjøtsel og ferdsel i naturvernområder og tillatelser til motorferdsel i utmark og vassdrag

c) Saker som behandler forholdet mellom natur, miljø og næringsinteresser

d) Saker som etter naturmangfoldsloven skal registreres i Miljøvedtakregisteret

e) Saker vedrørende håndtering av forurenset grunn og påviste lekkasjer samt opplysninger om forurenset grunn i matrikkelen, inkl. pålegg om opprydding og oppfølging av pålegg.

Merknad:

Naturforvaltning, miljø og forurensing er ikke et tydelig definert fagområde, men kommunen har flere viktige oppgaver innen dette området. Vi har valgt å samle de fleste oppgavene og beskrive dem samlet. Oppgaver som naturlig hører inn under andre fagområder f.eks. vann- og avløp, havnevesen, landbruk og marinforvaltning, men som har miljømessige aspekter er behandlet innen paragrafene for de respektive fagområdene. Øvrige oppgaver innen naturforvaltning, miljø og forurensing er dekket av denne paragrafen.

Tilsvarende vil kommunal og fylkekommunal planlegging innen områdene naturforvaltning, miljø og forurensing både være dekket av denne paragrafen og § 4-11. Bestemmelsene er like, så dette får ingen praktiske konsekvenser.

Regelverket sier at kommunens og fylkeskommunens "planer, lokale forskrifter, rutiner og retningslinjer" skal bevares. Det er ikke tilstrekkelig å bevare sluttdokumentet i saken; det vil si plandokumentet, forskriften, retningslinjene eller rutinen. Hele saken må bevares, for å dokumentere kommunens og fylkeskommunens vurderinger og prioriteringer på området.

Eksempler på materiale som kan kasseres:

• Tillatelser til motorferdsel i utmark og vassdrag
• Tillatelser til kloakkutslipp fra husholdninger som ikke kan koble seg på det lokale ledningsnettet

Endringer fra tidligere retningslinjer for bevaring og kassasjon i kommunale og fylkeskommunale arkiv:

I de fylkeskommunale retningslinjene fra 1986, er naturforvaltning, miljø og forurensing ikke omtalt. I følge de kommunale retningslinjene fra 1987, skulle saker vedrørende luftforurensing, forurensing av ferskvann, forurensing av sjø, vern mot støy, oljeberedskap og naturfredning bevares. Innen naturskader og sikringstiltak samt skader og ulykker skulle saker av generell/prinsipiell karakter og egenproduserte regler bevares. Rutinemessige enkeltsaker kunne kasseres etter 10 år.