2.1.5 Bevaring og kassasjon av foto og tegninger

I en bevarings- og kassasjonsplan skal foto, tegninger behandles som del av arkivene. Bevaringsverdien og oppbevaringstiden bestemmes av bevarings- og kassasjonsbestemmelsene, på lik linje med øvrige arkivdokumenter. Forskriften som trådte i kraft 1.2.2014, legger funksjon og ikke format til grunn for bevaring. Denne endringen får betydning for bevaring av foto og tegninger.

Som for nettsider, er det reist spørsmål om bevaringspåbudet for foto skal være gjeldende for moderne arkiver. Riksarkivaren utredet nylig bevaringspåbudet for foto i arkivforskriften § 3-20 j, der det heter at "

Dersom ikkje Riksarkivaren fastset noko anna, skal følgjande materiale alltid bevarast: Teikningar og fotografi som har inngått som eit ledd i den verksemnda organet har drive". Hensikten med bevaringspåbudet var i sin tid å fange opp foto som dokumenter på linje med andre dokumenter, på et tidspunkt der foto ellers falt utenom arkivbegrepet. I de nye bevarings- og kassasjonsbestemmelsene for kommuner/fylkeskommuner har man gått bort fra bevaring ut fra format, og man krever altså ikke lenger bevaring av foto ut fra medium.

Foto som skapes som ledd i organets virksomhet, er dokumenter som skal vurderes ut fra hvilke funksjoner eller oppgaver fotografiet dokumenterer. I bevarings- og kassasjonsbestemmelsene om barnehager og skole fastsettes for eksempel at oppgaven årsmelding skal bevares. I barnehagens og skolens årsmelding vil det gjerne forekomme foto. Hensikten med fotografiene i årsmeldinger er å illustrere ulike aktiviteter gjennom året, for eksempel turer, lek, læring eller seremonier. Disse fotografiene skal bevares for ettertiden som en del av årsmeldingen.

For at fotoene også skal kunne benyttes i ettertid, må kommunen sørge for at de bevares som separate filer og at det knyttes nødvendige metadata til filene. Bestemmelsene i forskrift om bevaring av fylkeskommunale og kommunale arkiv etter 1950 er minimumskrav. Riksarkivaren pålegger ikke kassasjon av materiale som ikke kreves langtidsbevart. Den enkelte kommune står dermed fritt til å bevare mer enn det forskriften krever (vurdere merbevaring), og foto vil kunne inngå som en viktig kilde til mer kunnskap om for eksempel lokalhistoriske forhold. Vi anbefaler en fotopraksis som overholder personvernet og muliggjør etterbruk av bildene.