Alt som ligger i det uordnede arkivet skal ikke bevares. Dokumenter som ikke har verdi for ettertiden og kontormateriell som er skadelig for papiret skal renses ut.

Rensing

Under gjennomgangen av arkivet skal du fjerne gjenstander som ødelegger papiret:

-binders

-gule lapper (ta en kopi av lappen dersom innholdet er vesentlig!)

-plastlommer, plaststrips, spiralinnbinding, skilleark, teip (om mulig), gummistrikk

-stifter fjernes om de er rustne, ellers kan de beholdes

Binders og strikk må fjernes

Binders kan erstattes med A3-ark som brettes dobbelt og holder dokumentene samlet. Vanlig kopipapir er i dag syrefritt og kan brukes til dette.

Om arkivmaterialet er skittent, muggent, fuktig eller skadet kan det ikke avleveres som det er. Støv og skitt børstes eller støvsuges bort. Ved fuktskader eller mugg skal du alltid ta kontakt med statsarkivet.

Rustne binders ødelegger papir

Arkivbegrensning og kassasjon

Om arkivbegrensning og kassasjon ikke har vært gjort før, må det gjøres før avlevering. Arkivbegrensning betyr at man fjerner dokumenter som egentlig ikke hører til i arkivet. Det er slikt som ikke har vært gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon. Eksempler kan være innsendte trykksaker, konsept/kladder, ekstra kopier, reklame, referanselitteratur, julekort, innkomne rundskriv som ikke har ført til saksbehandling m.m.

Kassasjon betyr at man fjerner dokumenter som er arkivlagt og som har vært en del av saksbehandlingen. Det skal kun skje i henhold til et kassasjonsvedtak fattet av Riksarkivaren. Når du følger kassasjonsvedtakene vil du komme til å kassere en del dokumenter som er journalført, som er helt i orden.