Regjeringen har vedtatt redusert oppbevaringstid for regnskapsbilag. Den tidligere ti-års fristen er redusert til 5 år for de fleste former for regnskapsmateriale. Endringene har trådt i kraft med virkning fra 1. januar 2015. Se vår oversikt for de ulike oppbevaringstidene!Hovedregel Hovedregel for oppbevaring av regnskapsmateriale finner vi i Bokføringsloven §13, derav at primærdokumentasjon skal nå oppbevares i 5 år etter regnskapsårets slutt, mens sekundærinformasjon skal oppbevares i 3,5 år. Dette gir oss følgende oversikt: 5 år oppbevaring (primærdokumentasjon for regnskapsåret 2015 kan elimineres i 2021)
- Årsregnskap og annen pliktig regnskapsrapportering, årsberetning og revisjonsberetning
- Spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering som nevnt i §5, eller bokførte opplysninger som er nødvendig for å kunne utarbeide slike spesifikasjoner. Som nevnt i §5 er:
- Bokføringsspesifikasjon
- Kontospesifikasjon
- Kundespesifikasjon
- Leverandørspesifikasjon
- Spesifikasjon av uttak til eiere, deltakere og egen virksomhet
- Spesifikasjon av salg til eiere og deltakere
- Spesifikasjon av salg og andre ytelser til ledende ansatte
- Spesifikasjon av merverdiavgift
- Spesifikasjon av lønnsopplysningspliktige ytelser
- Spesifikasjon av eliminering og andre posteringer ved utarbeidelse av konsernregnskap
- Dokumentasjon av bokførte opplysninger og slettede opplysninger, dokumentasjon av kontrollsporet mv. og dokumentasjon av balansen
- Nummererte brev fra revisor
- Dokumentasjon av de bestilte timene for bokføringspliktige som utfører tjenester etter timebestilling
3,5 år oppbevaring (sekundærdokumentasjon for regnskapsåret 2015 kan elimineres i juli 2019)
- Avtaler som gjelder virksomheten, med unntak av avtaler av mindre betydning
- Korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon i tilknytning til en bokført opplysning
- Utgående pakksedler eller tilsvarende dokumentasjon som følger varen eller sendes til kjøper på annen måte
- Prisoversikter som kreves utarbeidet ifølge lov eller forskrift
- Dokumentasjon av utførte timer og medgått tid
Unntak Det er verdt å merke seg at det er noen dokumenter som det er gjort unntak for, og disse unntakene krever lenger oppbevaringstid:
- Prosjektregnskap – minst 10 år. Det vil da si at prosjektregnskap og bilag i tilknytning til dette, samt byggekontrakter med anbud/kalkyler, tegninger, kontrakter med underentrepriser, timelister, ordrelister mv. ikke kan elimineres før det er gått ti år etter prosjektets avsluttende regnskapsår.
- Eiendom som er kapitalvarer etter justeringsreglene – 15 år. Kjøpsdokumentasjon ved ny-, på- eller ombygging av eiendom som er kapitalvarer etter justeringsreglene skal oppbevares 5 år etter at justeringsperioden (10 år) er slutt. Det vil si at kjøpsdokumentasjonen på en anskaffelse etter disse reglene gjort i 2015, ikke kan elimineres før i 2031.
- Banker- og finansieringsforetaks kunde- og leverandørspesifikasjoner, samt dokumentasjon av bokførte opplysninger som inngår i disse spesifikasjonene (ingen endring)
- Bokføringspliktige som driver virksomhet med petroleumsutvinning eller rørledningstransport, har krav om minst 15 år oppbevaringstid. Og minst 10 år oppbevaringstid for utenlandske selskaper og personer som driver virksomhet på norsk sokkel (ingen endring)
Oppbevaringspliktig materiale skal oppbevares ordnet, og være betryggende sikret mot ødeleggelse, tap og endring. Alt regnskapsmateriale skal være tilgjengelig i lesbar form og skal kunne skrives ut på papir i hele oppbevaringsperioden. Skattekontoret kan i forbindelse med kontroll pålegge bokføringspliktige å oppbevare primærdokumentasjon i mer enn 5 år etter regnskapsårets slutt. |