Redusert oppbevaringstid for regnskapsmateriale fom 1.1.2015

  Utskriftsvennlig versjon

Regjeringen har vedtatt redusert oppbevaringstid for regnskapsbilag.  Den tidligere ti-års fristen er redusert til 5 år for de fleste former for regnskapsmateriale. Endringene har trådt i kraft med virkning fra 1. januar 2015. Se vår oversikt for de ulike oppbevaringstidene!

Hovedregel

Hovedregel for oppbevaring av regnskapsmateriale finner vi i Bokføringsloven §13, derav at primærdokumentasjon skal nå oppbevares i 5 år etter regnskapsårets slutt, mens sekundærinformasjon skal oppbevares i 3,5 år. Dette gir oss følgende oversikt:

5 år oppbevaring (primærdokumentasjon for regnskapsåret 2015 kan elimineres i 2021)

  • Årsregnskap og annen      pliktig regnskapsrapportering, årsberetning og revisjonsberetning
  • Spesifikasjoner av pliktig      regnskapsrapportering som nevnt i §5, eller bokførte opplysninger som er      nødvendig for å kunne utarbeide slike spesifikasjoner. Som nevnt i §5      er:
  1. Bokføringsspesifikasjon
  2. Kontospesifikasjon
  3. Kundespesifikasjon
  4. Leverandørspesifikasjon
  5. Spesifikasjon av uttak til      eiere, deltakere og egen virksomhet
  6. Spesifikasjon av salg til      eiere og deltakere
  7. Spesifikasjon av salg og      andre ytelser til ledende ansatte
  8. Spesifikasjon av      merverdiavgift
  9. Spesifikasjon av      lønnsopplysningspliktige ytelser
  10. Spesifikasjon av      eliminering og andre posteringer ved utarbeidelse av konsernregnskap
  • Dokumentasjon av bokførte      opplysninger og slettede opplysninger, dokumentasjon av kontrollsporet mv.      og dokumentasjon av balansen
  • Nummererte brev fra revisor
  • Dokumentasjon av de      bestilte timene for bokføringspliktige som utfører tjenester etter      timebestilling

3,5 år oppbevaring (sekundærdokumentasjon for regnskapsåret 2015 kan elimineres i juli 2019)

  • Avtaler som gjelder      virksomheten, med unntak av avtaler av mindre betydning
  • Korrespondanse som gir vesentlig      tilleggsinformasjon i tilknytning til en bokført opplysning
  • Utgående pakksedler eller      tilsvarende dokumentasjon som følger varen eller sendes til kjøper på      annen måte
  • Prisoversikter som kreves      utarbeidet ifølge lov eller forskrift
  • Dokumentasjon av utførte      timer og medgått tid

Unntak

Det er verdt å merke seg at det er noen dokumenter som det er gjort unntak for, og disse unntakene krever lenger oppbevaringstid:

  • Prosjektregnskap – minst 10      år. Det vil da si at prosjektregnskap og bilag i tilknytning til      dette, samt byggekontrakter med anbud/kalkyler, tegninger, kontrakter med      underentrepriser, timelister, ordrelister mv. ikke kan elimineres før det      er gått ti år etter prosjektets avsluttende regnskapsår.
  • Eiendom som er kapitalvarer      etter justeringsreglene – 15 år. Kjøpsdokumentasjon ved ny-, på-      eller ombygging av eiendom som er kapitalvarer etter justeringsreglene      skal oppbevares 5 år etter at justeringsperioden (10 år) er slutt.       Det vil si at kjøpsdokumentasjonen på en anskaffelse etter disse reglene      gjort i 2015, ikke kan elimineres før i 2031.
  • Banker- og      finansieringsforetaks kunde- og leverandørspesifikasjoner, samt      dokumentasjon av bokførte opplysninger som inngår i disse spesifikasjonene      (ingen endring)
  • Bokføringspliktige som      driver virksomhet med petroleumsutvinning eller rørledningstransport, har      krav om minst 15 år oppbevaringstid. Og minst 10 år oppbevaringstid for      utenlandske selskaper og personer som driver virksomhet på norsk sokkel      (ingen endring)

Oppbevaringspliktig materiale skal oppbevares ordnet, og være betryggende sikret mot ødeleggelse, tap og endring. Alt regnskapsmateriale skal være tilgjengelig i lesbar form og skal kunne skrives ut på papir i hele oppbevaringsperioden.

Skattekontoret kan i forbindelse med kontroll pålegge bokføringspliktige å oppbevare primærdokumentasjon i mer enn 5 år etter regnskapsårets slutt.