Riksarkivaren mener at et bevisst forhold til bevaring og kassasjon i kommunal sektor, vil frigjøre ressurser til å ta vare på arkivene med størst bevaringsverdi.

En gjennomgang av virksomhetens prosesser med fokus på hvilken dokumentasjon som skapes og hvor lenge dokumentasjonen skal bevares, har flere gevinster:

1. Kommunen vil få oversikt over og kontroll med hva slags dokumentasjon som skapes, hvor den lagres og hvem som har tilgang til den:

• Gjenfinning blir enklere og raskere, når man vet hva man har, hvor det er og ikke oppbevarer mer enn nødvendig
• Virksomhetskritisk dokumentasjon går ikke tapt
• Mer effektiv saksbehandling og høyere kvalitet på tjenestene
• Sensitiv dokumentasjon kommer ikke på avveie
• Viktig rettighetsdokumentasjon og kulturhistorisk, historisk og forskningsmessig dokumentasjon blir bevart for ettertiden
• Godt omdømme

2. Kommunen kan kassere dokumentasjon når den ikke lenger har verdi som dokumentasjon. Dette sparer utgifter pga:

• Kommunen trenger ikke bruke ressurser på oppbevaring og vedlikehold av dokumentasjon lenger enn nødvendig
• Ikke nødvendig å migrere informasjonen til nye systemer etter et bestemt tidspunkt (når kassasjonsfristen er utløpt)
• Ikke nødvendig å ta uttrekk fra systemer for langtidsbevaring i depot

Ressursene kan brukes på vedlikehold og sikring av virksomhetskristisk dokumentasjon, rettighetsdokumentasjon og dokumentasjon som har forskningsmessig , historisk og kulturhistorisk verdi.