Arkivbegrensning/kassasjon

Nye bevarings- og kassasjonsregler (BK-reglene) tråde i kraft 01.02.2014.  De nye BK-reglene har fått tilbakevirkende kraft på alt arkivmateriale som er skapt/dannet etter 1950. Arkivmateriale fra før 1950, der skal alt bevares!

Der hvor vi ikke har utarbeidet egne regler brukes Riksarkivarens veileder inntil vi har fått utarbeidet BK-regler for alle fagområdene.

Innbinding av møtebøker.  Regelverket er ikke endret, men i forhold til de krav Statsarkivet i Trondheim stiller ved avlevering av arkivmateriale har de endret sin veiledning og praksis til innbinding av møtebøker.  Fra 1.1.15 frafalles alle krev om innbinding av alle typer arkivmateriale som skal avleveres.

Arkivdokumentene som dokumenterer saksbehandling og vedtak hos en arkivskaper skal arkivlegges og som hovedregel bevares for ettertiden. Bevaring av arkiv vil si at arkivmateriale blir oppbevart for framtiden og avlevert til arkivdepot. Kassasjon vil si at arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling og hatt verdi som dokumentasjon, blir tatt ut av arkivet og slettet eller destruert. Arkivloven fastsetter i § 9 at man må ha spesiell tillatelse fra Riksarkivaren for kassasjon som ikke har hjemmel i forskrifter utgått fra arkivloven.

Dokumenter som ikke dokumenterer saksbehandling og som er uten dokumentasjonsverdi for kommunen, skal skilles ut ved arkivbegrensning. Slike dokumenter skal hverken journalføres eller legges i arkivet. Arkivbegrensningen skal være en integrert del av den daglige postbehandlingen og skal utføres i forbindelse med postmottak og saksavslutning. Arkivforskriften har i § 3-20 fastsatt bevaringspåbud for følgende arkivmateriale:

• arkivmateriale eldre enn 1950, etter at arkivbegrensning er utført,

• møtebøker, forhandlingsprotokoller, referatprotokoller, møtereferat og eventuelle vedleggsserier til disse,
• organets egne årsmeldinger,
• kopibøker (kopier av utgående dokumenter) og kopibokregister,
• journaler, medregnet journaldatabaser, og journalregistre,
• alle andre former for register og hjelpemidler som kan brukes til framfinning, f.eks. arkivnøkler som organet har brukt,
• arkivplaner,
• presedenssaker og andre saker av prinsipiell karakter, også innenfor saksgrupper der det i godkjente kassasjonsregler er gitt kassasjonspåbud uten spesifiserte unntak,
• kart, unntatt trykte kart uten påtegninger,
• tegninger og fotografier som har inngått som et ledd i den virksomheten organet har drevet,
• grunnlagsmateriale, innstillinger, protokoller/referater og endelige vedtak fra styre, råd, nemnder og utvalg.

Riksarkivaren skal i følge arkivforskriften utarbeide bevarings- og kassasjonsregler for annet arkivmateriale. Kassasjonsreglene skal gi oversikt over hva som skal bevares og hva som kan eller skal kasseres, eventuelt hvor lenge materialet skal oppbevares før kassasjon.

Retningsliner for kassasjonsbehandling av arkiv

Definisjon

Med kassasjon forstår vi at dokumenter som er arkivlagt blir fjernet fra arkivet for å bli ødelagt.

Kassasjonsregler

Man skal alltid ha hjemmel i lov eller forskrift ved kassasjon. Kassasjonsreglene skal være utarbeidet eller godkjent av Riksarkivaren. Det er utarbeidet egne retningslinjer for kassasjon i kommunale og fylkeskommunale arkiver. "Retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i kommunale arkiv" av 4. juni 1987, ble utarbeidet for kassasjon basert på arkivkodene i NKS-nøkkelen. Hver kode fikk sin kassasjons- eller bevaringsbestemmelse. K-kodene kom i 1989, og i 1990 ble det på grunnlag av retningslinjene fra 1987 utarbeidet kassasjonsregler basert på de nye K-kodene. Disse kassasjonsreglene er også blitt tilpasset endringene som er gjort ved hver revisjon av K-kodene. Unntaket er ved siste revisjon. I påvente av helt nye kassasjonsregler ble det i K-kodene fra 1999 ikke lagt inn reviderte kassasjonsregler. Derfor må kassasjon av materiale kodet etter K-koder fra 1999 basere seg på "Retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i kommunale arkiv" fra 1987. Når de nye kassasjonsreglene blir vedtatt, må derimot disse følges.

Kassasjonsregler skal vi for øvrig forstå slik at tillatelse til kassasjon er relativ, mens krav om bevaring er absolutt. Kassasjonsreglene inneholder ikke krav om kassasjon, men er en generell rettledning som sier hva slags sakstyper som kan kasseres. Arkivtjenesten må i samråd med saksbehandlere gjøre en kassasjonsvurdering av disse sakene for å se om de inneholder bevaringsverdig dokumentasjon.

Kassasjonsvurdering

En kassasjonsvurdering vil si å undersøke dokumentasjonsverdien til saksdokumentene.

• Saksdokumentene kan ha administrativ verdi. Denne kommer til uttrykk ved at de blir brukt som grunnlag for saksbehandling og vedtak i en sak, eller som referansemateriale i behandling av analoge saker. Den administrative verdien vil som oftest være tidsavgrenset til noen år etter at en sak er avsluttet.

• Saksdokumentene kan ha rettslig verdi. Denne kommer til uttrykk ved at kommunen eller en part i en sak kan tenkes å få rettslig bruk for opplysninger i saken, f.eks. for å dokumentere eiendomsforhold eller skolegang.

• Arkivmaterialet kan ha historisk verdi og f.eks. inneholde opplysninger som ikke finnes andre steder.

Materiale som hverken har administrativ, rettslig eller historisk verdi kan kasseres. Materiale som har rettslig eller historisk verdi skal bevares.

Gjennomføring av kassasjon

All kassasjon skal foregå som makulering eller brenning, dvs. fysisk ødeleggelse av arkivmaterialet, og skal normalt gjennomføres i forbindelse med overføring til fjernarkiv.

Kassasjon i saksarkiv skal forberedes i sammenheng med bortsettingen av en arkivperiode. Ved overføring til bortsettingsarkiv skal arkivtjenesten skille ut saker som kan kasseres og pakke disse i egne arkivbokser merket med "KASS" og kassasjonsårstall. Kassasjon i saksarkiv skal gjennomføres på saksnivå, slik at saksmappene enten blir bevart eller kassert i sin helhet.

I journalføringen av nye saker skal arkivtjenesten registrere kassasjonstidspunkt i sak-/arkivsystemet.

Kassasjonen skal være dokumentert, slik at vi unngår at det blir skapt tvil om materiale er blitt borte av andre årsaker. Arkivtjenesten skal derfor utarbeide kassasjonsrapport. Denne skal inneholde hjemmel for kassasjon, hva som er kassert (summarisk liste eller utskrift av kassasjonsliste fra sak-/arkivsystem) og tidspunkt for kassasjon. I manuelle journaler må dette markeres for hvert dokument.