Håndbok for saksbehandling og arkiv
Arkivplan for Levanger, Verdal og Innherred samkommune
Om arkivplan
Arkivplanen gir bindende retningslinjer for behandling av all informasjon og dokumentasjon i Innherred samkommune og medlemskommunene.
Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for retningslinjene. Arkivplanen skal bidra til at kommunene ivaretar arkivansvaret sitt etter arkivlovens § 6 hvor det heter: "Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid."
Den elekroniske arkivplanen er også ett ledd i kommunens målsetning om å øke tilgjengeligheten for publikum til informasjon fra den offentlige forvaltning.
Rådmannen har arkivansvaret
I kommunen er det rådmannen som har det overordnede arkivansvaret (jfr. Arkivforskriften § 1-1). Arkivleder har det daglige ansvaret for kommunenes arkivtjeneste og utarbeider arkivplan.
Arkivplanen dokumenterer arkivorganisasjonen, oppbyggingen av arkivet og regler for hvordan dette skal forvaltes i Innherred samkommune, Verdal kommune og Levanger kommune. Personer som forvalter arkivet skal arbeide etter følgende målsettingen:
- Arkivet skal være en oppdatert og tilgjengelig informasjonsbase for saksbehandling og offentlig innsyn.
- Arkivet skal være godt registrert og sikkert lagret. Arbeidsrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere skal være mål for kvalitetssikring.
- Arkivet skal på en trygg måte ivareta rettslig og historisk dokumentasjon for ettertiden
- Arkivet skal foreta bevaring og kassasjon på betryggende måte etter gjeldende bevarings- og kassasjonsregler.
Som administrasjonssjef i Innherred samkommune oppfordrer jeg alle ansatte i kommunene til å sette seg godt inn i og følge retningslinene i arkivplanen.
Ola Stene
Administrasjonssjef ISK
