Bevarings- og kassasjonsbestemmelser for fylkeskommuner og kommunale arkiver skapt etter 1950 gjøres gjeldende fra 1. februar 2014. Bestemmelsene inngår som kapittel IV i Riksarkivarens forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiv (forskrift av 1.12.1999 nr 1566). Fra 1. februar oppheves kapittel IV og V i samme forskrift.

Lenke: Til den nye forskriften om bevaring og kassasjon av fylkeskommunalt og kommunalt arkivmateriale.

Bevaring og kassasjon

Mengden av informasjon og dokumentasjon øker i en grad som gjør at vi må ha et avklart forhold til hvilken dokumentasjon vi har bruk for, hvilke dokumenter vi skal ta vare på i

arkivene, og hvor lenge vi skal bevare dem. Rutiner som utarbeides i forbindelse med bevaring, arkivbegrensning og kassasjon, skal være basert på gjeldende retningslinjer. Jf arkivforskriftens  retningslinjer:

§ 3-19 Arkivbegrensing (

http://www.lovdata.no/for/sf/ku/xu-19981211-1193.html#3-19 )

§ 3-20 Bevaringspåbud (

http://www.lovdata.no/for/sf/ku/xu-19981211-1193.html#3-20 )

§ 3-21 Kassasjon (

http://www.lovdata.no/for/sf/ku/xu-19981211-1193.html#3-21 )

Bevaring

I utgangspunktet er materiale bevaringsverdig når det er blitt til som ledd i et organs virksomhet og dokumenterer denne virksomheten.

Arkivdanning og bevaring plikter å ta hensyn til historiske kildebehov så vel som kortsiktig informasjonsbehov, behovet for informasjon om enkeltpersoner så vel som dokumentasjon av

forvaltningen, forskningsmessig informasjonsbehov så vel som virksomhetens egne informasjonsbehov.

Arkivmaterialet skal dokumentere:

- Organets juridiske og økonomiske interesser og forpliktelser

- Den politiske og administrative beslutningsprosess i organet og kommunen

- Organets virksomhet og historiske utvikling

- Saker og saksbehandling som berører enkeltpersoners rettigheter og interesser

- Sosiale, kulturelle, økonomiske og andre forhold av betydning for forskningen

Følgende materiale skal bevares etter arkivforskriften $ 3-20:

- Arkivmateriale eldre enn 1950, etter at arkivavgrensing er utført

- Møtebøker, forhandlingsprotokoller, referatsprotokoller, møtereferat og eventuelle vedleggs serier til disse

- Organets eigne årsmeldinger

- Kopibøker (kopier av utgående dokument) og kopibokregister

- Journaler, medregnet journaldatabaser, og journalregister

- Alle andre former for register og hjelpemiddel som kan brukes til framfinning, t.d. arkivnøkler som organet har brukt

- Arkivplanar

- Presedenssaker og andre saker av prinsipiell karakter, også innenfor saksgrupper der det i godkjente kassasjonsregler er gitt kassasjonspåbud uten spesifiserte unntak

- Kart, unntatt trykte kart uten påteikningar

- Tegninger og fotografi som har inngått som ledd i virksomheten organet har drevet

- Grunnlagsmateriale, innstillinger, protokoller/referat og endelige vedtak fra styre, råd, nemnder og utvalg

Kassasjon

Hjemmel for kassasjon:

Med kassasjon forstår vi at arkivlagte saksdokumenter blir fjernet fra arkivet for å bli ødelagt.

Også elektronisk lagrede dokumenter skal kasseres etter gjeldende retningslinjer.

 Bevaring og kassasjon

Elektroniske dokumenter som kasseres, kan makuleres fysisk eller som et minimum bli gjort utilgjengelig fra arkivsystemet ved at tilknytningen mellom journalpostene i den kasserte

saken og dokumentene i saken blir brutt, slik at de ikke kommer med ved eksport fra arkivsaken. Arkivforskriften påbyr offentlige organer å lage en summarisk liste over materiale

som blir kassert.

I §9 i arkivloven er det fastsatt at kassasjon i offentlige arkiver bare kan gjennomføres etter fullmakt fra Riksarkivaren. Slik fullmakt blir gitt i form av retningslinjer og instrukser for

arkivbevaring og kassasjon, utarbeidet av Riksarkivaren eller den han har gitt fullmakt.

Kassasjonsvurdering:

Kassasjonsregler skal vi forstå slik at mulighet for kassasjon er relativ, mens krav om bevaring er absolutt. Kassasjonsreglene inneholder ikke noe krav om kassasjon, men er en

generell rettledning som sier hva slags sakstyper som kan kasseres. Arkivtjenesten må ta en kassasjonsvurdering av disse sakene for å se om de inneholder bevaringsverdig

dokumentasjon. En kassasjonsvurdering vil si å undersøke dokumentasjonsverdien til saksdokumentene:

Har saksdokumentene administrativ verdi?

Kommer til uttrykk i at de blir brukt som grunnlag for saksbehandling og vedtak i en sak, eller som referansemateriale i behandling av analoge saker.

Den administrative verdien vil som oftest være tidsbegrenset til noen år etter at en sak er avsluttet.

Saksdokumentene kan ha rettslig verdi. Denne kommer til uttrykk i at kommunen eller en part i en sak kan tenkes å få rettslig bruk for opplysninger i saken, for eksempel for å dokumentere

eiendomsforhold eller skolegang.

Arkivmateriale som verken har administrativ, rettslig eller historisk verdi kan kasseres.

Arkivmateriale som har rettslig eller historisk verdi skal bevares.

For kommuneforvaltningen er det utarbeidet generelle kassasjonsregler. Kkommunen kan selv utarbeide spesifiserte kassasjonsrutiner i tråd med de generelle

bestemmelsene og andre retningslinjer som angår bevaring og kassasjon. Kassasjonsplanene skal da legges frem for Riksarkivaren til godkjenning.

Gjennomføring av kassasjon

All kassasjon skal gå for seg som makulering eller brenning, dvs fysisk ødeleggelse av arkivmaterialet.

Kassasjon skal normalt gjennomføres i forbindelse med avlevering til arkivdepot.

Kassasjon i sakarkiv skal forberedes i forbindelse med bortsettingen av en arkivperiode. Ved overføring til bortsettingsarkiv skal saker som skal kasseres, skilles ut.

Disse pakkes i egne arkivbokser merket med ”KASS” og kassasjonsårstall.

Kassasjon i sakarkiv skal gjennomføres på saksnivå, slik at saksmappene enten blir bevart eller kassert i sin helhet.

Kassasjon i spesialarkiv kan gjennomføres kontinuerlig, slik at uaktuelle saksdokumenter blir fjernet fra mappene. Kassasjon i spesialarkiv kan eventuelt gjennomføres på dokumentnivå.

I journalføringen av nye saker skal sentralarkivet registrere kassasjonstidspunkt i sak/arkivsystem.

Kassasjonen skal være dokumentert, slik at vi unngår at det blir skapt tvil om materiale har blitt borte av andre årsaker. Det skal utarbeides en kassasjonsrapport, som skal inneholde

hjemmel for kassasjon, hva som er kassert (summarisk liste eller utskrift fra sak/arkivsystem) og tidspunkt for kassasjon.