§ 4-17 Tekniske tjenester, brannvern og samferdsel

1) Eiendomsforvaltning

Følgende skal bevares:

a) Kommunens og fylkeskommunens rutiner for salg, kjøp, feste og utleie av eiendom

b) Saker om bygging, drift og forvaltning av kommunal og fylkeskommunal eiendom som ikke bevares gjennom byggesaken, jf. § 4-11 b

c) Saker vedrørende eiendomstransaksjoner og eiendomspolitikk.

Merknad:

Slik regelverket er formulert skal all dokumentasjon vedrørende kommunal og fylkeskommunal eiendomsforvaltning bevares. Intensjonen med paragrafen er å dokumentere kommunens og fylkeskommunens eiendomspolitikk og kjøp, salg og feste av kommunal eiendom. I saker der kommunen eller fylkeskommunen er byggherre, skal dokumentasjonen som ikke bevares gjennom byggesaken jf. § 4-11, bevares. Det er veldig viktig at teknisk dokumentasjon, tegninger m.m. i byggesaker bevares for ettertiden, men det er tilstrekkelig å bevare den et sted (som dokumentasjon i byggesaksbehandlingen).

Saker vedrørende drift og forvaltning av kommunal og fylkeskommunal eiendom skal bevares. Innen dette området er det trolig dokumentasjon knyttet til rutinemessig drift og vedlikehold (for eksempel renhold og vaktmestertjenester) som kunne ha vært kassert. Det samme gjelder kortvarige leieavtaler m.m. Hele saksfeltet skal derfor inntil videre bevares, men Riksarkivaren ønsker på sikt å utarbeide mer detaljerte bestemmelser på dette området. Kommunen og fylkeskommunen kan ta initiativ til dette ved å utarbeide forslag, og sende forslagene til Riksarkivet. Riksarkivaren vil behandle forslagene, og eventuelt fatte vedtak om at mer materiale kan kasseres.

Endringer fra tidligere retningslinjer for bevaring og kassasjon i kommunale og fylkeskommunale arkiv:

Retningslinjene fra 1986 angir at eiendomssaker skulle bevares. Unntakene var rutinepregede saker vedrørende vedlikehold, lys, brensel, renhold m.v., som kunne kasseres. Ikke antatte anbud kunne kasseres når anbudsprosjektet var fullført eller henlagt for godt. Tegninger og bygningsbeskrivelser skulle bevares ved bygg- og eiendomsavdelingen, men kunne kasseres i alle andre ledd.

På det kommunale området er det vanskelig å sammenligne regelverkene. I følge retningslinjene fra 1987 kunne saker vedrørende drift og vedlikehold av kommunale eiendommer og lokaler kasseres etter 10 år forutsatt at etaten anser sakene som uaktuelle. Retningslinjene omtaler ikke spesifikt kommunens rolle som byggherre. Årsaken til dette kan være at de emnebaserte retningslinjene ikke skiller mellom dokumentasjonen kommunen skaper når den saksbehandler byggesaker og når den selv er byggherre. Det er også mulig at kommunens oppgaver som byggeherre ikke dekket av regelverket. Dokumentasjon som skapes i forbindelse med kommunens eiendomsforvaltning; kjøp, salg, feste og utleie av kommunal eiendom er heller ikke omtalt.

2) Vann- og avløp

Følgende skal bevares:

a) Kommunens rutiner og prosedyrer for kontroll med ledningsnett og vannkvalitet samt beredskapsplaner og saker vedrørende håndtering av avvik og utslipp

b) Utrednings- og prosjekteringsarbeider

c) Kommunens planer for vedlikehold av ledningsnettet

d) Dokumentasjon av ledningsnett, herunder årsversjoner, tekniske tegninger og kart

e) Opplysninger om private vannledninger, inkl. tilkobling til ledningsnettet på den enkelte eiendom

Merknad:

Vann- og avløp er utelukkende en kommunal oppgave. Intensjonen med bestemmelsene på dette området er å legge til rette for kassasjon av rutinemessig saksbehandling som fakturering av kunder, varsling om stenging av ledningsnett m.m. Denne typen saksbehandling utgjør et stort volum i store og mellomstore kommuner, og ikke har dokumentasjonsverdi på lang sikt. Det er viktig at kommunens planer, prosedyrer, rutiner, utrednings- og prosjektarbeider og annen overordnet dokumentasjon bevares på områder der sakene kasseres.

Når det gjelder kontroll med ledningsnett og vannkvalitet er det spesielt viktig å dokumentere dårlig vannkvalitet og utslipp som kan få miljømessige eller helsemessige konsekvenser for natur eller beboere i det aktuelle området. Dersom rutinesmessige målinger avdekker dårlig vannkvalitet varsles Mattilsynet, men kommunens håndtering av disse sakene bør også bevares for ettertiden.

Kommunale vannverk er ikke omtalt, dette materialet kan ikke kasseres uten at Riksarkivaren har foretatt en nærmere vurdering av fagområdet. Kommuner kan gjerne ta initiativ til dette ved å sende et forslag til Riksarkivet.

Søknader om tilkobling til ledningsnettet er også rutinemessig saksbehandling, men inneholder opplysninger om vann- og avløpsrørs plassering i bygningen og tilkoblingspunkter til ledningsnettet. Denne dokumentasjonen vil huseier ha bruk for så lenge huset står og kommunen vil ha behov for å gå tilbake i disse sakene i svært lang tid fremover, sakene skal derfor bevares for ettertiden. Det samme gjelder dokumentasjon av ledningsnettet som årsversjoner, tekniske tegninger m.m. Listen er ikke uttømmende. Kommunen må derfor selv vurdere hvor mye som må bevares for at ledningsnettet er tilstrekkelig dokumentert. For informasjon om bevaring av kart se 2.1.6.1 - 2.1.6.3 i veiledningen.

Eksempel på sakstyper som kan kasseres:

• Fakturering av kunder
• Varsling om stenging av ledningsnettet

Endringer fra tidligere retningslinjer for bevaring og kassasjon i kommunale og fylkeskommunale arkiv:

I følge retningslinjer for kommunale arkiv fra 1986, skulle rammeplaner, lekkasjer og tilstoppinger (registreringer) samt planer og anlegg for ledningsnett bevares. Saker vedrørende interkommunal vannforsyning, interkommunalt avløpsanlegg, andelsvannverk, private enkeltvannverk og private avløpsanlegg skulle også bevares.

I tillegg skulle ett eksemplar av egenproduserte planer, tegninger, regler og retningslinjer for vannforsyning, vannkilder og nedslagsfelt, reguleringsdammer og inntak, vannrensing og kloring, pumpeanlegg for hovedledninger, høydebassenger og trykkreduksjon, hovedtilførselsledninger bevares. Rutinemessige enkeltsaker kan kasseres etter 10 år. Når det gjelder planer og anlegg for avløp, skulle ett eksemplar av egenproduserte regler og retningslinjer bevares. Når det gjelder 88

lekkasjesøking, skal kart, tegninger, beskrivelser vedrørende lekkasjepunktene/stedene skulle bevares, mens rutinemessige enkeltsaker kunne kasseres etter 10 år.

Saker vedrørende rutinemessig drift og vedlikehold av utløpsledninger og resipientforhold, renseanlegg, pumpestasjoner, spesialkummer, flomløp, bekkeinntak, overførings- og avskjærende ledninger, vannkjøring, vedlikehold av ledninger, avløpsledninger, slambehandling samt drift og vedlikehold av vannforsyningsanlegg, pumpeanlegg, pumpestasjoner, vannverksanlegg, avløpsanlegg, rensestasjoner kunne kasseres etter 10 år.

Klager, skader kunne kasseres etter endt saksbehandling, eventuelt etter at erstatningssum er utbetalt. Vannrestriksjoner kan kasseres når restriksjonene er opphevd.

Når det gjelder sanitærinstallasjoner og tilknytninger til VVS kunne anmeldelse og tilknytning for enkelteiendommer kasseres hvis eiendommen totalødelegges eller rives og tilknytningen ikke på ny tas i bruk. Når det gjelder vassdragsforhold kunne rutinemessige enkeltsaker vedrørende bygninger, dreneringer, grøfter, senkninger, bekker m.m. kasseres etter 10 år.

Det eldre regelverket er mye mer detaljert enn det gjeldende, men i hovedsak er det ikke store forskjeller i hva som skal bevares.

3) Renovasjon og avfall (håndteres av Innherred renovasjon)

Følgende skal bevares:

a) Saker vedrørende opprettelse eller endring av renovasjons- og avfallshåndteringsordninger og fastsettelse av avgifter

b) Saker vedrørende opprettelse av kommunale avfallsdeponier.

Merknad:

Renovasjon og avfall er utelukkende en kommunal oppgave. Innen saksfeltet er det mye rutinemessig saksbehandling og mange sakstyper som kan kasseres. Mer prinsipielle saker som opprettelse eller endring av renovasjons- og avfallshåndteringsordninger og fastsettelse av avgifter skal bevares. Det samme gjelder saker vedrørende opprettelse av kommunale avfallsdeponier. Det siste er vedtatt bevart, ikke bare for å dokumentere kommunens virksomhet, men også ut i fra et miljøperspektiv. I saker som kan ha miljømessige implikasjoner (utover opprettelse av avfallsdeponier), anbefaler vi at kommunen bevarer saksdokumentasjonen, selv om det ikke er pålagt.

Eksempel på sakstyper som kan kasseres (denne listen er ikke uttømmende):

• Klager i tilknytning til kommunens håndtering av husholdningsavfall, for eksempel:
• klager på manglende tømming
• klager på at søppelsekker ikke er mottatt
• klager på fakturering av bæretillegg (hvis søppelstativer er plassert for langt unna)

Løpende informasjon til husstander om tidspunkt for søppeltømming for eksempel i forbindelse med ferie og høytider.

Endringer fra tidligere retningslinjer for bevaring og kassasjon i kommunale og fylkeskommunale arkiv:

I retningslinjene fra 1987 er det for kategorien renovasjon og tilhørende underkategorier (oppsamling av avfall, transport av avfall, behandling av avfall, offentlige toaletter, priveter og septiktanker, sanitæranlegg fritidsområder, dispensasjoner og klager) angitt hva som ikke kunne kasseres. Unntatt fra kassasjon er:

•  Prinsipielle saker og saker angående større endringer av kapasitet og teknikk.
•  Saker angående destruksjonsanlegg
•  Saker som medfører så lang saksbehandling at de må bevares utover 10 år.

Øvrige saker kunne kasseres etter 5 år. Det er ikke store endringer fra eldre regelverk til gjeldende regelverk.

5) Samferdsel

Følgende skal bevares:

a) Fylkeskommunens og kommunens overordnede planer og strategier for samferdsel, trafikksikkerhet og transportberedskap

b) Saker vedrørende utbygging, omgjøring, nedlegging og omdisponering av, samt overføring av vedlikeholdsansvar for fylkesvei og kommunal vei

c) Saker vedrørende nedlegging av byggeforbud i område for planlagt vei, forlengelse av byggeforbud samt rådighetsbegrensninger for grunn innen byggegrensen

d) Eiendomsinngrep mot vederlag etter skjønn (ekspropriasjon)

e) De økonomiske rammene for kollektivtilbudet samt saksbehandlingen i forbindelse med fastsettelsen av rutenettet

f) Skoleskyssordningen: retningslinjer for ordningen, dispensasjonssøknader, klagesaker

g) Transportordningen for funksjonshemmede: retningslinjer for ordningen, klagesaker

h) Tildeling av behovsprøvde løyver og retningslinjer for tildeling av alle typer løyver.

Merknad:

Hovedvekten av sakstypene som skal bevares i det nye regelverket er knyttet til fylkeskommunens og kommunens oppgaver og rolle som veimyndighet, samt strategier og planer for samferdsel, trafikksikkerhet og transportberedskap. Samferdsel er et viktig aspekt ved regional planlegging, og de samme planene og utredningene kan plasseres både under regional planlegging og samferdsel. Dette er uansett dokumentasjon det er viktig å bevare for ettertiden.

Formuleringen "kommunens og fylkeskommunens overordende planer og strategier" og begrepet "retningslinjer" innebærer at arkivverdig dokumentasjon i saken skal bevares uavhengig av på hvilket medium den er lagret på. For definisjon av arkivverdig dokumentasjon se kapittel 5 og underkapittelet om "Dokumentfangst, arkivbegrensning og kassasjon" . Hele saken skal bevares, slik at ettertiden kan få belyst hvordan planer, retningslinjer og prioriteringer ble besluttet. Det er ikke tilstrekkelig å bevare et dokument som heter for eksempel "retningslinjer", med mindre det er det eneste som er dokumentert i saken.

Kart er ikke nevnt eksplisitt i paragrafen, men kart som kommunen/fylkeskommunen selv utarbeider. skal bevares for ettertiden. Det samme gjelder kart som dokumenterer saksbehandlingen For informasjon om bevaring av kart se 2.1.6.1 - 2.1.6.3 i veiledningen.

Eksempel på sakstyper som kan kasseres:

• Saker vedrørende ordinær drift og vedlikehold av fylkesvei/kommunal vei
• Saker der kommunen/fylkeskommunen som veimyndighet fastsetter avstand fra fylkesvei til gjerder, reklameskilt, kraftledning eller krever vegetasjon fjernet nær fylkesvei
• Saker vedrørende ombygging av veikryss, etablering av fartsdumper, fortau, gravetillatelser
• Søknader om skoleskyss (med unntak av dispensasjonssøknader og klagesaker)
• Søknader om transport for funksjonshemmede (med unntak av klagesaker)
• Ikke-behovsprøvde løyver
• Saker vedrørende parkering

Endringer fra tidligere retningslinjer for bevaring og kassasjon i kommunale og fylkeskommunale arkiv:

Kategorien samferdsel i gjeldende regelverk tilsvarer kategoriene: samferdsel og vei/gater i retningslinjene fra 1986/87. I henhold til de kommunale retningslinjene fra 1987 kunne rutinemessige enkeltsaker kasseres etter 5 eller 10 år, mens originale planer, utredninger, tegninger og kart skulle bevares. Det samme gjelder i stor grad for fylkeskommunen (for eksempel for kategoriene trafikktakster, rutetider, vedlikehold av vei). I de fylkeskommunale retningslinjene fra 1986 kunne statistikk, som fylkeskommunen ikke selv hadde utarbeidet, kasseres. For løyvesøknader og transportløyve skulle et statistisk utvalg bevares (hvert 10 år)

Dagens regelverk har mer fokus på kommunens og fylkeskommunens rolle som veimyndighet. Det er mulig at kommunen, og kanskje særlig fylkeskommunen har fått flere og tyngre oppgaver på dette området siden 1986/87, men dette er ikke blitt kartlagt. I dagens regelverk bevares ikke statistiske utvalg, isteden bevares retningslinjer, og klagesaker innen noen sakstyper. Ellers er det ikke store endringer fra eldre til gjeldene regelverk.

Det eldre regelverket er tilsynelatende mer omfattende og omtaler for eksempel jernbane, luftfart og kringkasting, men dette har ingen praktisk betydning. Det skyldes at det eldre regelverket er emnebasert og mens det dagens regelverk tar utgangspunkt i kommunens og fylkeskommunens faktiske oppgaver, og er funksjonsbasert. For eksempel vil kommunens saksbehandling vedrørende regulering av tomt til flyplass i det eldre regelverket være plassert under kategorien

Samferdsel og emnet luftfart, mens den samme saksbehandlingen i nye regelverk under kategorien Kommunal og regional planlegging og oppgaven regulering.