§ 4-9 Økonomi, virksomhetsstyring, regnskap og innfordring

1) Budsjett og virksomhetsstyring

Følgende skal bevares:

a) Saker vedrørende kommunens og fylkeskommunens budsjett- og virksomhetsstyring jf kommunelovens § 44-§ 48, herunder rammesak, årsbudsjett, økonomiplan, handlingsprogram, handlingsplaner, årsrapportering, tertialrapportering, årsmelding, årsevaluering og andre styringsdokumenter.

Merknad:

Regelverket sier at "Saker vedrørende kommunens og fylkeskommunens budsjett- og virksomhetsstyring" skal bevares. Det er ikke tilstrekkelig å bevare sluttdokumentet i saken, altså dokumentet som heter økonomiplan, årsmelding osv. Saksbehandlingen må bevares for å dokumentere kommunens og fylkeskommunens vurderinger og prioriteringer på området. Når det gjelder innspill til årsbudsjett vil enhetenes budsjettinnspill med forslag til nye tiltak og redegjørelse for konsekvenser av kutt, være relevant å bevare.

På dette området er veldig mye vedtatt bevart. Det er ikke undersøkt hvorvidt den samme dokumentasjonen lagres mange steder underveis i budsjett- og rapporteringsprosessene. Kommuner og fylkeskommuner som ønsker å kassere redundant (dobbeltarkivert) dokumentasjon, kan utarbeide forslag som sendes til Riksarkivaren for behandling.

Endringer fra tidligere retningslinjer for bevaring og kassasjon i kommunale og fylkeskommunale arkiv:

I henhold til retningslinjer for fylkeskommunene fra 1986 skulle saker vedrørende fylkeskommunens egen økonomi bevares, mens saker vedrørende nasjonal økonomi, kommuners og andre fylkeskommuners økonomi kunne kasseres. Det samme gjaldt for budsjett. Saker vedrørende fylkeskommunens eget budsjett skulle bevares, mens saker vedrørende statsbudsjett, kommuners og andre fylkeskommuners budsjett kunne kasseres.

Retningslinjene for kommunene fra 1987 er mer spesifikke. Saker vedrørende langtidsbudsjettering, budsjettforslag med kommentarer og budsjettendringer skulle bevares.

Rapportering er ikke nevnt spesifikt i regelverkene fra 1986/87, ellers er det ikke store endringer fra gammelt til nytt regelverk.

2) Regnskap og revisjon

Følgende skal bevares:

a) Saker vedrørende kommunens og fylkeskommunens årsregnskap, jf. kommuneloven § 48.

Merknad:

Regelverket sier at "Saker vedrørende kommunens og fylkeskommunens årsregnskap" skal bevares. Det er ikke tilstrekkelig å bevare sluttdokumentet i saken altså dokumentet som heter årsregnskap. For å dokumentere kommunens og fylkeskommunens vurderinger og prioriteringer på området må hele saken bevares, til og med revidert og godkjent årsregnskap.

Eksempler på sakstyper som kan kasseres:

• regnskapsmateriale, herunder bilag, spesifikasjoner, regnskapsrapporter
• bilag fra sakstypen "Likeverdig behandling av ikke-kommunale barnehager", hvor barnehagene får tilskudd på bakgrunn av innleverte regnskaper. Regnskapene kan kasseres etter beregning av tilskudd.
• saker vedrørende momskompensasjon

Endringer fra tidligere retningslinjer for bevaring og kassasjon i kommunale og fylkeskommunale arkiv:

I bestemmelsene fra 1986/87 skulle årsregnskap og kontosammendrag (detaljregnskap) bevares. På samme måte som i 1986/87 skal saker vedrørende årsregnskap bevares. I regelverket for fylkeskommunale arkiv fra 1986 skulle regnskapsmateriale i tillegg bevares i sin helhet fra 1976 og deretter for hvert 10. år med 1980 som første årgang. Ved grunnleggende endringer i regnskapsførselen skulle første årgang etter omleggingen bevares i sin helhet. Det er ikke krav om slik bevaring i herværende regelverk.

3) Kapitalforvaltning, låneopptak, legatvirksomhet

Følgende skal bevares:

a) Saker vedrørende kapitalforvaltning

b) Saker vedrørende kommunale og fylkeskommunale garantier, utlån og låneopptak

c) Saker vedrørende legatvirksomheten.

Merknad:

I henhold til regelverket skal alle saker vedrørende kapitalforvaltning, legatvirksomhet, kommunale og fylkeskommunale garantier, utlån og låneopptak bevares. Kommuner og fylkeskommuner som identifiserer sakstyper som kan kasseres på dette området, kan utarbeide forslag som sendes til Riksarkivet. Riksarkivaren vil behandle forslagene og eventuelt endre regelverket på området.

Endringer fra tidligere retningslinjer for bevaring og kassasjon i kommunale og fylkeskommunale arkiv:

Området behandles ikke i retningslinjene for fylkeskommunene fra 1986. Retningslinjene for kommunene fra 1987 opererte med kategorien penger, verdipapirer og fond. Saker vedrørende fond og verdipapirer skulle bevares. Bankforbindelser (også postgiro) kunne kasseres 10 år etter forholdets opphør, revisjoner etc. etter gjeldende regler. I saker vedrørende kontantbeholdning kunne uaktuelle oversikter kasseres. Saker vedrørende drift og vedlikehold av kommunale eiendommer og lokaler kunne kasseres etter 10 år. Lånetilsagn, garantier o.l. kunne kasseres 5 år etter at lånene var tilbakebetalt eller garantien falt bort. Når det gjelder kommunens forretningsdrift sa regelverket at: Inntil nøkkelen her blir mer utbygd, må den enkelte kommune sørge for å bevare arkivalia som gir en god oversikt over kommunens forretningsdrift.

Når det gjaldt legater, kunne ikke innvilgede søknader kasseres etter 2 år. Kassasjoner for øvrig skulle bare skje etter samråd med Riksarkivet eller statsarkiv.

Innen området forsikring, kunne forsikringstilbud som ikke ble tatt til følge eller hvor forsikring var utløpt, opphørte forsikringer og beregningsmateriale for slike forsikringer kasseres etter 5 år. Gamle poliser kunne kasseres når nye var blitt gyldige under forutsetning av at det ikke forelå uoppgjorte saker. Alle skadeserstatningskrav skulle bevares.

På dette området skal det bevares mye mer i henhold til det gjeldende regelverket enn etter det gamle. 53

4) Kommunal eiendomsskatt

Følgende skal bevares:

a) Saker vedrørende innføring eller oppheving av kommunal eiendomsskatt

b) Saker vedrørende fastsettelse av årlige satser for eiendomsskatt

Merknad:

Eiendomskatteloven gir kommunene rett til å skrive ut kommunal eiendomskatt. Innføring og oppheving av kommunal eiendomsskatt vedtas av kommunestyret i den aktuelle kommunen. Kommuner med eiendomskatt behandler også satsene politisk hvert år i forbindelse med budsjettbehandlingen. Disse sakene skal bevares.

Innkrevingen av kommunal eiendomsskatt utføres av kemneren, se 5) Skatteinnkreving, arbeidsgiverkontroll og kommunal innfordring.

Endringer fra tidligere retningslinjer for bevaring og kassasjon i kommunale og fylkeskommunale arkiv:

Området behandles naturlig nok ikke i retningslinjene for fylkeskommunene fra 1986. I følge retningslinjene for kommunene fra 1987 kunne eldre lover, regler og bestemmelser på området skatt, kasseres når de ble erstattet av nye. Skattesaker (tvister) kunne kasseres etter 10 år, mens presedensskapende saker skulle bevares.

5) Skatteoppkreving, arbeidsgiverkontroll og kommunal innfordring

Følgende skal bevares:

a) Saker vedrørende utleggsforretning og lemping

b) Egeninitierte prosjekter og kursopplegg for å informere og veilede skatteytere og arbeidsgivere.

Merknad:

Skattebetalingsloven gir kommunen ved den kommunale skatteoppkreveren (kemneren) fullmakt til å innkreve formues- og inntektsskatt, trygdeavgift og arbeidsgiveravgift. De kommunale skatteinnkreverne utfører innkrevingsoppgavene på vegne av staten, fylkeskommunene, kommunene og folketrygden. Skatteoppkreverfunksjonen er en del av et større forvaltningsområde for fastsettelse og innkreving av de fleste skatter og avgifter i Norge. Det faglige ansvaret for skatteoppkreverfunksjonen ligger i staten, mens det administrative ansvaret for gjennomføring ligger til den enkelte kommune.

Saker vedrørende utleggsforretning og lemping skal bevares for ettertiden. Lemping er en fellesbetegnelse for betalingsutsettelse og betalingsnedsettelse. Saker vedrørende utleggsforretning og lemping er vedtatt bevart fordi det er mye skjønn i saksbehandlingen og saksbehandlingens konsekvenser er dyptgripende og langvarige i de mest alvorlige sakene.

Eksempler på sakstyper som kan kasseres:

• Saker vedrørende fordeling av skatt og arbeidsgiveravgift
• Saker vedrørende kommunalt inkasso

Endringer fra tidligere retningslinjer for bevaring og kassasjon i kommunale og fylkeskommunale arkiv:

I følge de kommunale retningslinjene fra 1987 kunne saker vedrørende innfordring av skatter og avgifter samt saker vedrørende nedsettelse og ettergivelse av skatter og avgifter kasseres etter 10 år. Saker vedrørende meldinger, oppgaver og kontroll kunne også kasseres etter 10 år. På dette området skal mer bevares i henhold til det nye regelverket enn det gamle.