Administrative tjenester - ankaffelser, arkiv, IKT og kommunikasjon- og informasjonsarbeid

  Utskriftsvennlig versjon

6) Administrative tjenester

a. Anskaffelser

Følgende skal bevares:

-anskaffelsesstrategi

-anskaffelsesreglement

-retningslinjer og standarder

-behovsanalyse

-anskaffelsesprotokoll

-antatte tilbud

Merknad:

Anskaffelser er regulert ved lov om anskaffelser. Loven gir regler for føring av anskaffelsesprotokoll for anskaffelser over kr 100 000. Protokollen skal inneholde en rekke opplysninger om prosessen knyttet til hver enkelt anskaffelse. Ved å bevare anskaffelsesprotokollen bevares informasjon om alle tilbud, også de som ikke blir antatt.

Eksempler på sakstyper som kan kasseres:

  • Ikke-antatte tilbud.
  • Tilbud som ikke tilfredsstiller formelle krav til frister og saksbehandling for å komme i betraktning.

Endringer fra tidligere retningslinjer for bevaring og kassasjon i kommunale og fylkeskommunale arkiv:

I tidligere retningslinjer for fylkeskommunen skulle ikke-antatte anbud kasseres. Enkeltanbud er ikke beskrevet i de kommunale retningslinjene.

b. Arkiv

Følgende skal bevares:

-arkivdanning og rutiner, herunder arkivplaner, konfigurasjonsdokumenter, klassifikasjonssystemer

-bevarings- og kassasjonsvedtak og -planer, bevarings- og kassasjonslister.

Merknad:

Det er opp til den enkelte kommune eller fylkeskommune å definere sin organisering, herunder hvilke institusjoner eller enheter som skal regnes som egne organ. Det er vesentlig å bevare dokumentasjon om organisering fordi arkivansvaret påhviler organets øverste ledelse. For en stor del vil det være endelige dokumenter som er bevaringsverdige, ikke saksbehandling frem til endelig dokument. 49

Riksarkivaren fattet 11.11.2009 vedtak for bevaring og kassasjon av innsynsbegjæringer som gjelder all offentlig forvaltning. Innsynsbegjæringer som fører til omfattende drøfting og særskilt begrunnelse, skal bevares. Andre innsynsbegjæringer og svar på slike oppbevares så lenge forvaltningsorganet har behov for det av juridiske og administrative hensyn.

Eksempler på sakstyper som kan kasseres:

  • Saksbehandling knyttet til utarbeidelse av dokumenter som gjelder arkivdanning og rutiner
  • Høringsuttalelser
  • Dokumenter knyttet til ordinær, rutinemessig behandling av innsynsbegjæringer

Endringer fra tidligere retningslinjer for bevaring og kassasjon i kommunale og fylkeskommunale arkiv:

Etter eldre bestemmelser for kommunale arkiv skulle arkivordning bevares. For fylkeskommunale arkiv lå det bestemmelser om bevaring av regler for saksbehandlingsrutiner men utover det var det ikke krav til bevaring av dokumentasjon om arkivdanning og rutiner.

c. Informasjons- og kommunikasjonsteknologi

Følgende skal bevares:

-dokumentasjon om strategisk planlegging, styring og utvikling av IKT-området, herunder IKT-strategi, IKT-policy, IKT-plan

-dokumentasjon om utvikling av nye IKT-løsninger.

Merknad:

Hensikten med paragrafen her er å ivareta dokumentasjon om organets IKT-strategi, IKT-policy og andre styringsdokumenter, utredninger og evalueringer av organets IKT-virksomhet. Der kommunen/fylkeskommunen utvikler nye IKT-løsninger skal dokumentasjonen av disse bevares.

Eksempler på sakstyper som kan kasseres:

  • Saker og enkeltdokumentet knyttet til drift, vedlikehold og brukerstøtte knyttet til IKT.

Endringer fra tidligere retningslinjer for bevaring og kassasjon i kommunale og fylkeskommunale arkiv

Planlegging, styring og utvikling av IKT er ikke nevnt i eldre bestemmelser.

d. Kommunikasjons- og informasjonsarbeid

Følgende skal bevares:

-dokumentasjon om planlegging og styring av kommunikasjonsområdet, herunder utarbeidelse av kommunikasjonsstrategier og –planer, utarbeidelse av regler og retningslinjer for kommunikasjon internt og eksternt, medieveiledning, egenproduserte publikasjoner med forarbeider.

Merknad:

Kommunikasjons- og informasjonsarbeid vil være en integrert del av oppgaveløsningen i kommunen og fylkeskommunen. Kommunikasjon kan deles inn i interne og eksterne prosesser, der ekstern kommunikasjon omfatter kommunikasjon med andre offentlige organer, private organisasjoner, næringslivet og innbyggerne. Intern kommunikasjon omfatter utveksling av informasjon mellom ulike nivåer i organisasjonen, herunder mellom ledere og medarbeidere, og mellom ulike grupper i virksomheten. Dokumentasjon av planlegging, styring og uvikling av IKT-arbeid skal bevares. Innebygd i bestemmelsene ligger krav til at myndighetene bevarer dokumentasjon av i hvilken grad informasjonsplikten overfor innbyggerne er ivaretatt. Regler og retningslinjer for måter myndigheten informerer og involverer innbyggerne på, vil vanligvis oppfylle dette kravet.

Siden regelverket trådte i kraft er det foretatt en presisering av bestemmelsen angående materiale som ikke trenger bevares fra saksområdet. En del kommuner og fylker tar opptak fra sine møter for å strømme opptaket via Internett. Strømming av opptak fra møter med sikte på å nå ut til et bredere publikum kan sies å oppfylle kriteriene til "allment tilgjengelig materiale". Arkivforskriftens § 3-19 omtaler materiale som kan arkivbegrenses med visse unntak. Unntak fra bestemmelsene om arkivbegrensning er en versjon av trykksaker, rundskriv, annet mangfoldiggjort og allment tilgjengelig materiale. Slikt materiale skal arkiveres, jf § 3-19 andre ledd nr. 1 bokstav a. Det var imidlertid ikke først og fremst slikt materiale man tenkte på da paragrafen ble formulert. Materiale som er underlagt arkivplikt, og som ikke er underlagt bevaringspåbud i henhold til § 3-20, skal bevarings- og kassasjonsvurderes av Riksarkivaren. Forutsetningen for at materialet skal bevares for ettertiden er at det knyttes tilstrekkelig bevaringsverdi til materialet.

Opptakene fra fylkestingsmøter og kommunestyremøter blir produsert og formidlet som en av flere måter fylkeskommunen og kommunen kan informere og involvere sine innbyggere på. Det følger imidlertid ikke av bevaringsbestemmelsene at selve opptakene må bevares for å dokumentere kommunikasjons- og informasjonsarbeidet.

Eksempler på sakstyper som kan kasseres:

  • Lyd- og bildeopptak fra møter med sikte på strømming.

Endringer fra tidligere retningslinjer for bevaring og kassasjon i kommunale og fylkeskommunale arkiv:

I tidligere retningslinjer for fylkeskommunene skulle presse og kringkasting bevares. I henhold til de kommunale bestemmelsene skulle trykte informasjonsskrifter overføres biblioteket når de var gått ut av bruk.