Følgende skal bevares:

a) Fylkeskommunens og kommunens overordende planer, herunder handlingsprogrammer, regionale planer, handlingsplaner og strategier for lokal og regional utvikling, næringsutvikling, samfunnsutvikling og reiselivsutvikling

b) Retningslinjer for bruken av midlene ved tildeling av midler til regionsråd og andre samarbeidsorganer

c) Fylkeskommunens forvaltning av regionale utviklingsmidler

d) Kommunens og fylkeskommunens egne prosjekter samt deltagelse i samarbeidsprosjekter og EU-finansierte prosjekter.

Merknad:

Regelverket sier at fylkeskommunens og kommunens "overordnede planer, herunder handlingsprogrammer, regionale planer, handlingsplaner og strategier" skal langtidsbevares. Det er ikke tilstrekkelig å bevare sluttdokumentet i saken; altså planen, strategien eller handlingsprogrammet. Hele saken må bevares for at kommunens eller fylkeskommunens prioriteringer og vurderinger på området skal dokumenteres for ettertiden.

På dette området er det få lovpålagte oppgaver og det er mye skjønn i saksbehandlingen. I tillegg er det en del variasjon fra fylkeskommune til fylkeskommune, og kommune til kommune mht. til tiltak og prioriteringer. Vi anbefaler derfor at kommunen og fylkeskommunen er varsom med kassasjon på dette området. Vi har identifisert en sakstype hvor det kan være aktuelt med kassasjon, se nedenfor. Kommunen/fylkeskommunen kan gjerne komme med flere forslag til materiale som kan kasseres.

En del kommuner har ordninger med etableringsstipend. Etablererstipend gis hovedsakelig til enkeltpersoner, men kan også gis til foretak i etableringsfasen. Kommunen kan også tilby ikke-økonomiske støttetiltak til bedrifter og enkeltmannsforetak i etableringsfasen som for eksempel kurs, individuell veiledning, mentorordning eller gratis kontorplass.

Følgende kan kasseres i kommunen, forutsatt at retningslinjer og satser for ordningen er dokumentert:

• Søknader om etableringsstipend
• Kursadministrasjon; for eksempel påmeldinger

Endringer fra tidligere retningslinjer for bevaring og kassasjon i kommunale og fylkeskommunale arkiv:

På dette området er det vanskelig å sammenligne gjeldende bestemmelser og tidligere retningslinjer for bevaring og kassasjon. Til dels skyldes det at det har skjedd store endringer på fagområdet fra 1986/87 til i dag, og til dels skyldes dette at retningslinjene fra 1986/87 er emnebaserte, mens dagens regelverk er funksjonsbasert.

Fylkeskommunens rolle på dette området har endret seg fra 1986 til i dag. I retningslinjene omtales kun saker angående støtte fra Distriktenes utbyggingsfond (statlig) og næringsfondet/nærings- og utbyggingsfondet eller andre fylkeskommunale fond. På disse områdene skulle søknader, innstillinger, vedtak og kontrollkort, samt eventuelle vedtaksprotokoller og innstillingsprotokoller bevares. Øvrig materiale som regnskaper, utdrag av skattelister, kopier av tinglysingsdokumenter, utskrifter fra handelsregister, kopier av kontrakter, av stiftelsesdokumenter, brev angående låneutbetalinger, panteoverdragelser, banktilsagn, årsmeldinger og så videre kunne kasseres.

Det er ikke mulig å sammenligne de kommunale retningslinjene fra 1987 med dagens regelverk. Næringsutvikling er ikke omtalt. Når det gjaldt turisme, kunne rutinemessig korrespondanse kasserers. Når det gjaldt handel kunne rutinemessig korrespondanse kasseres.