Klientmapper ved sosialkontor - bevaring og kassasjon

  Utskriftsvennlig versjon

KLIENTMAPPER VED SOSIALKONTOR – BEVARING OG KASSASJON

   Søknad om sosial hjelp til livsopphold og andre økonomiske ytelser – kassasjon etter 4 år

  • Tilvisninger, saldokort – kassasjon etter 2 år når utbetaling er dokumentert i vedlegg i kommuneregnskapet
  • Søknad om lån eller garanti – kassasjon 4 år etter at lånet er innfridd
  • Gjelsrådgiving – kassasjon 4 år etter gjeldsordningsperiode
  • Sosial rapport (besøk i hjemmet) – bevaring
  • Sak om behandling for rusmisbruk – bevaring
  • Sak om samlivsproblem – bevaring
  • Søknad om fosterhjemsgodkjenning, innvilgede søknader – bevaring
  • Søknad om fosterhjemsgodkjenning, avslåtte søknader – kassasjon etter 4 år
  • Søknad om fosterhjemsgodkjenning for adopsjon, innvilgede søknader – bevaring (avslåtte – kassasjon etter 4 år)
  • Sak om hjemstedsrett – bevaring
  • Klientjournal om klientforhold – bevares
  • Klientjournal om økonomiske forhold – kassasjon etter 4 år

Det er verdt å merke seg at kassasjon etter 4 år ikke betyr fire år fra nedtegning/registrering, det er 4 år etter at dokumentet er gått ut av administrativ bruk.

Når det gjelder lån er det viktig å vente i 4 år etter at lån, gjeld er innfridd før en kasserer.

Fra Riksarkivets veileder:

§ 4-14 Sosial- og velferdstjenester

1) Sosialtjenesten (NAV)

Følgende skal bevares:

a) Kommunens planer og prosjekter for sosial- og velferdstjenestene, inkludert sosialberedskapsplan

b) Årsplaner, årsmeldinger, lokale forskrifter, rutinebeskrivelser, samarbeidsavtalen om oppgavefordeling og satser for utbetaling av økonomisk stønad

c) Om enkeltindivider bevares følgende dokumentasjon:

-Saker om rettigheter og plikter med hjemmel i helse- og omsorgstjenesteloven med forskrifter og lov om sosiale tjenester med forskrifter som kan danne grunnlag for erstatning

-Saker som involverer umyndige barn av sosialklienter.

Merknad:

NAV omfatter statlig og kommunalt forvaltningsnivå. På statlig nivå finnes Arbeids- og velferdsdirektoratet som leder Arbeids- og velferdsetaten. Staten har regionale kontorer i fylkene. Fylkeskontorene har ansvar for etablering og drift av NAV-kontor i kommunene. Dessuten har fylkeskontorene ansvar for spesialenheter, for eksempel arbeidslivssentra.

I kommunene opprettes NAV-kontor i samarbeid med Arbeids- og velferdsetaten. På kommunekontorene arbeider både kommunalt og statlig ansatte. Tjenesteinnholdet varierer og avtales særskilt. Stort sett fordeler enhetene arbeidsoppgavene ved at stat tar arbeid og pensjon mens kommune tar sosialsaker. NAV-kontorene skal som et minimum ivareta kommunens oppgaver etter ny lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen som ble vedtatt 18.12.2009 (økonomisk stønad, midlertidig botilbud og kvalifiseringsprogram). Samarbeidsavtalen om oppgavefordeling skal bevares etter forskriften her.

Om alle klienter hos sosialtjenesten skal følgende bevares: saker om rettigheter og plikter med hjemmel i helse- og omsorgstjenesteloven med forskrifter og lov om sosiale tjenester med forskrifter som kan danne grunnlag for erstatning. Med dette menes vedtaksbrev, journalopplysninger, klager på vedtak med eventuelle vedlegg samt individuell plan. Alle saker som involverer umyndige barn av sosialklienter skal bevares.

Eksempler på sakstyper som kan kasseres:

Bilag og dokumentasjon hentet inn fra andre offentlige instanser, herunder f.eks. selvangivelse og helseopplysninger eller kopi av disse, kasseres forutsatt at vedtaksbrevet har ivaretatt informasjonen

Kopi av legitimasjon

Annen dokumentasjon, som for eksempel utgifter for strøm-, telefon- og husleiekostnader, forutsatt at det refereres til størrelsen på disse i vedtaksbrevet

Depositumsgaranti

Kopi av gjeldsbrev og nedbetalingsplan (dersom stønad gis som lån)

Kopi av gjeldsbrev (dersom stønad gis som garanti for lån)

Andre inn- og utgående brev mellom NAV og klient som ikke kan regnes som vedtak

Endringer fra tidligere retningslinjer for bevaring og kassasjon i kommunale og fylkeskommunale arkiv:

I retningslinjene av 1987 skulle det tas 10 % utvalg av en rekke sosialsaker, for eksempel bostøtteordninger, bidrag forskottsak eller farskapssak.