Kultur, idrett og friluftsliv

  Utskriftsvennlig versjon

§ 4-16 Kultur, idrett og friluftsliv

1) Kulturminnevern

Følgende skal bevares:

a) Alle saker hvor fylkeskommunen fatter vedtak eller avgir uttalelser med hjemmel i kulturminneloven

b) Alle saker hvor fylkeskommunen eller kommunen fatter vedtak eller avgir uttalelser som berører kulturminnevern med hjemmel i plan- og bygningsloven

c) Kommunens og fylkeskommunens planer for kulturminnevern og museer

d) Retningslinjer og prioriteringer for tildeling av tilskudd til fredede bygninger, anlegg andre kulturminneformål og museer

e) Kommunens og fylkeskommunens egne prosjekter for å ivareta, synliggjøre og informere om fornminner, nyere tids kulturminner, fredede og vernede bygg og anlegg, gamle veier og veifar, samt kulturmiljøene i kulturlandskapet.

Merknad:

Formuleringen "alle saker bevares" innebærer at arkivverdig dokumentasjon i saken skal bevares uavhengig av hvilket medium den er lagret på. For definisjon av arkivverdig dokumentasjon se kapittel 2 og underkapittelet om Dokumentfangst, arkivbegrensing og kassasjon . Hele saken skal bevares, slik at ettertiden kan få belyst hvordan planer, retningslinjer og prioriteringer ble besluttet. Det er ikke tilstrekkelig å bevare et dokument som heter "retningslinjer" osv, med mindre det er det eneste som er dokumentert i saken.

I noen tilfeller vi noen typer dokumentasjon, for eksempel foto, kart med påtegninger, tegninger av praktiske årsaker oppbevares separat fra øvrige saksdokumenter som arkiveres i sakarkivsystemet, fagsystemet eller papirarkivet. En del kommuner og fylkeskommuner har egne lagringsløsninger for 81

foto, tegninger m.m. i filsystemer, nettløsninger (digitalt materiale) eller mapper/bokser utenfor sakarkivet (analogt materiale). Mye av denne dokumentasjonen vil ha verdi for ettertiden utover verdien som dokumentasjon av saksbehandlingen og skal bevares for ettertiden.

Endringer fra tidligere retningslinjer for bevaring og kassasjon i kommunale og fylkeskommunale arkiv:

Bestemmelsene for henholdsvis fortidsvern, brukt i det kommunale regelverket fra 1987, og kulturvern, brukt i det fylkeskommunale regelverket fra 1986, er forholdsvis like. I regelverket for kommunene skulle alle dokumenter som omhandler vedtak om og bestemmelser angående fortidsvern, minnesmerker og monumenter samt saker av prinsipiell betydning, bevares, mens øvrige dokumenter kunne kasseres etter 10 år. I regelverket for fylkekommunene, skulle alle søknader med vedlegg (innen kulkturvern) bevares. Det samme gjaldt register til søknader. Søknader som ble ekspedert videre til departement eller annen myndighet for avgjørelse, skulle bevares der og eventuelle kopier i fylkeskommunen kunne kasseres.

Prinsipielle saker vedrørende samlinger og museer skal i det kommunale regleverket fra 1987 bevares, øvrige saker kan kasseres etter 10 år. Museer og samlinger er ikke omtalt i det fylkeskommunale regelverket. Formelt innebar dette at sakene skulle bevares, men det er ikke kartlagt hvorvidt fylkeskommunen hadde oppgaver på dette området i 1986, så det behøver ikke bety at intensjonen var at alle saker vedrørende museer skulle bevares i fylkeskommunen.

Det er få endringer fra 1986/87 til i dag.

2) Kunst- og kulturformidling

Følgende skal bevares:

a) Fylkeskommunens plan som viser hvordan fylkeskommunen koordinerer, administrerer og bidrar til Den kulturelle skolesekken

b) Kommunens retningslinjer og prioriteringer mht. bruken av midlene fra Den kulturelle skolesekken samt turnéprogram for grunnskolen i det enkelte fylke

c) Fylkeskommunens retningslinjer og prioriteringer for tildeling av tilskudd til kulturbygg (tippemidler)

d) Kommunens vedtak om etablering av kulturhus, flerbrukslokaler eller spesiallokaler for kunst og kultur

e) Kommunens og fylkeskommunens prioriteringer og retningslinjer for tildeling av tilskudd, priser og stipender

f) Oversikter over pris- og stipendmottakere

g) Oversikter over hvilke foreninger og organisasjoner som har fått tildelt støtte gjennom kommunens og fylkeskommunens tilskuddsordninger

h) Saker vedrørende støtte til prosjekter og arrangementer som har betydning for utviklingen av kunst- og kulturlivet i kommunen eller regionen

i) Kommunens egen kunst- og kulturformidling, inkl. oversikter over hvilke kunst- og kulturarrangementer som er blitt avholdt helt eller delvis i regi av kommunen, herunder program og annen relevant informasjon om arrangementene

j) Prioriteringer mht. kommunens innkjøp av kunst samt forvaltningen av kunstsamlingen

Merknad:

Formuleringene "kommunens og fylkeskommunens planer" og "retningslinjer og prioriteringer" innebærer at dokumentasjon i saken skal bevares uavhengig av på hvilket medium den er lagret på. Hele saken skal bevares, slik at ettertiden kan få belyst hvordan planer, retningslinjer og prioriteringer ble besluttet. Det er ikke tilstrekkelig å bevare et dokument som heter "retningslinjer" osv, med mindre det er det eneste som er dokumentert i saken.

Oversikter over pris- og stipendmottakere og oversikter over hvilke foreninger som har fått støtte gjennom tilskuddsordningene skal bevares. Hensikten er å dokumentere det frivillige arbeidet på området.

Følgende sakstyper kan kasseres:

  • Saksbehandling i tilknytning til søknader om kommunale eller fylkeskommunale tilskudd (kommunale og fylkeskommunale støtteordninger)
  • Saksbehandling i tilknytning til søknader om stipender som deles ut av kommunen/fylkeskommunen

Kassasjon av denne dokumentasjonen forutsetter at kommunens og fylkeskommunens kriterier/prioriteringer er bevart, og at kulturaktivitetene som skjer i regi av kommunen/fylkeskommunen eller som kommunen/fylkeskommunen er med på å arrangere dokumenteres for ettertiden. Dersom det er mye skjønn i saksbehandlingen bør heller ikke materialet kasseres.

Endringer fra tidligere retningslinjer for bevaring og kassasjon i kommunale og fylkeskommunale arkiv:

I retningslinjene fra 1987 skulle alle saker av prinsipiell art bevares innen kategoriene "Sang, musikk, dans etc., "Samfunnshus, kino, teater o.l." "Forestillinger, arrangementer" "Kunst, utstillinger" og "Samlinger, muséer o.l." Øvrige saker kunne kasseres etter 10 år.

I retningslinjene fra 1986 sies det overordnet om kategorien "Kultur og fritid" at statistikk skulle bevares der den var utarbeidet og i SSB, men kunne kasseres i alle andre ledd. Når det gjaldt kategoriene" kulturbygg og -anlegg" og "kunstaktiviteter" var det ingen bestemmelser.

I det gjeldende regelverket skal fylkeskommunens og kommunens planer, prioriteringer og retningslinjer på området bevares, dette tilsvarer saker av prinsipiell art i de eldre regelverkene.

3) Bibliotek

Følgende skal bevares:

a) Kommunens og fylkeskommunens reglement for henholdsvis folkebibliotek og fylkesbibliotek

b) Det enkelte biblioteks årsplaner, langtidsplaner og årsberetninger

c) Prosjekter og annet formalisert samarbeid for å fremme opplysning, utdanning og annen kulturell virksomhet gjennom informasjonsformidling i kommunen eller fylket.

Merknad:

Hensikten med paragrafen er å dokumentere det enkelte biblioteks virksomhet. Dette dokumenteres ved planer og beretninger om virksomheten. Der dokumentasjon av prosjekter ved biblioteket ikke allerede er dokumentert i årsberetning skal slike bevares særskilt.

Prosjektgruppen, som utarbeidet forslaget til nye bevarings- og kassasjonsbestemmelser, har ikke rukket å identifisere sakstyper som det er hensiktsmessig å kassere på dette området. Kommuner og fylkeskommuner som har identifisert sakstyper det vil være hensiktsmessig å kassere, kan utarbeide et forslag som sendes til Riksarkivaren. Det er en fordel hvis flere kommuner/fylkeskommuner utarbeider felles forslag.

Endringer fra tidligere retningslinjer for bevaring og kassasjon i kommunale og fylkeskommunale arkiv:

I de kommunale retningslinjene fra 1987 skulle arkivalia som dokumenterer kommunale boksamlinger, bibliotek og mediateks opprettelse og virksomhet bevares. I begge retningslinjene (1986 og 1987) skulle Edb-baserte utlånsregister bevares på mikrofilm eller mikrokort. Utlånskort kunne kasseres når det ikke lenger var behov for dem. Dette er ikke aktuelt i dag siden alt registreres digitalt. Det er ikke krav om at utlånsregistre skal bevares i nytt regelverk.

4) Idrett og friluftsliv

Følgende skal bevares:

a) Kommunens og fylkeskommunens overordnede planlegging innen idrett og friluftsliv

b) Fylkeskommunens og kommunens retningslinjer og prioriteringer for tildeling av tilskudd til idrettsanlegg, idrettsforeninger og idrettstiltak

c) Fylkeskommunens og kommunens retningslinjer og prioriteringer for tildeling av midler til fysisk tilrettelegging, vedlikehold og skjøtsel av friluftsområder samt friluftstiltak

d) Oversikter over hvilke foreninger og organisasjoner som har fått tildelt støtte gjennom kommunens og fylkeskommunens tilskuddsordninge

e) Oversikter over pris- og stipendmottakere

f) Saker vedrørende støtte til prosjekter og arrangementer som har betydning for utviklingen av idretts- og friluftslivet i kommunen eller regionen

g) Kommunale og fylkeskommunale prosjekter innen idrett og friluftsliv.

Merknad:

Formuleringene "kommunens og fylkeskommunens planer" og "retningslinjer og prioriteringer" innebærer at arkivverdig dokumentasjon i saken skal bevares uavhengig av på hvilket medium den er lagret på. For definisjon av arkivverdig dokumentasjon se kapittel 2 og underkapittelet om "Dokumentfangst, arkivbegrensing og kassasjon". Hele saken skal bevares, slik at ettertiden kan få belyst hvordan planer, retningslinjer og prioriteringer ble besluttet. Det er ikke tilstrekkelig å bevare et dokument som heter "retningslinjer" osv, med mindre det er det eneste som er dokumentert i saken.

Oversikter over pris- og stipendmottakere og oversikter over hvilke foreninger som har fått støtte gjennom tilskuddsordningene skal bevares. Hensikten er å dokumentere det frivillige arbeidet på området.

Endringer fra tidligere retningslinjer for bevaring og kassasjon i kommunale og fylkeskommunale arkiv

I retningslinjene fra 1987 brukes kategorien "Fritidsvirksomhet, idretts- og ungdomsarbeid" som omfatter fritidsaktiviteter for ungdom og folkeopplysning og andre fritidstiltak for voksne i tillegg til det som omfattes av funksjonen Idrett og friluftsliv i gjeldene regelverk. Ungdomsarbeid er behandlet under kategorien Kino og ungdomsklubber og omtales derfor ikke her.

Når det gjaldt idretts- og friluftsliv kunne bidrag til idrettsorganisasjoner kasseres etter ti år i henhold til retningslinjene fra 1987. Andre saker vedrørende idrett måtte spesifiseres før kassasjonsregler kunne gis. Saker vedrørende friluftsliv kunne også kasseres etter ti år, men der skulle prinsipielle saker bevares for ettertiden. Det samme gjaldt for fritidstiltak for funksjonshemmede. I retningslinjene fra 1986 sies det overordnet om kategorien "Kultur og fritid" at statistikk skulle bevares der den var utarbeidet og i SSB, men kunne kasseres i alle andre ledd. Når det gjaldt idretts- og friluftsaktiviteter var det ingen bestemmelser.

I gjeldende regelverk skal retningslinjer og prioriteringer på området "idrett og friluftsliv" bevares. Dette blir langt på vei det samme som å bevare prinsipielle saker, men er en mer spesifikk bestemmelse. I tillegg skal oversikter over pris- og stipendmottakere og oversikter over hvilke foreninger som har fått støtte gjennom tilskuddsordningene bevares. Det samme gjelder prosjekter og arrangementer av betydning for utviklingen av idretts- og friluftslivet. Hvis ikke "prinsipielle saker" tolkes veldig vidt, innebærer dette at mer vil bli bevart med det nye regelverket enn med det gamle.