INSTRUKS FOR PERIODEDELING AV ARKIVET

• Saksarkivet skal deles inn i perioder som svarer til den kommunale valgperioden.
• Skillet mellom arkivperiodene går ved årsskiftet for skoler og barnehager.
• Personmapper som har blitt uaktuelle i løpet av arkivperioden skal skilles ut fra det aktive arkivet og overføres til internt depot.
• Arkiv etter organer som blir lagt ned skal avleveres umiddelbart.
• Når det skjer organisatoriske endringer i kommunen, som fører til at arkivskapere blir delt eller slått sammen, skal arkivene etter de nedlagte arkivskaperne avsluttes og overføres til depot. Aktive saker kan overføres til det nye enkeltarkivet. Det utarbeides i slike tilfeller en overføringsliste - tilsvarende en avleveringsliste.